La personne recherchée est appelée à jouer un rôle majeur en conciergerie de haut niveau.  Cette personne a aussi toutes les aptitudes nécessaires pour livrer la logistique d’un événement et est parfaitement bilingue, anglais-francais, autant à l'oral qu'à l'écrit. Elle travaillera sur plusieurs projets d’équipe, effectuera plusieurs tâches de façon autonome et jouera un rôle d’appui sur certains mandats. Idéalement, la perle rare a une expérience entre 3 et 5 ans dans le domaine événementiel et en conciergerie.

Conciergerie :

• Création et gestion de bases de données (connaissance de la suite Microsoft Office – Niveau intermédiaire et des logiciels connexes)
• Rédaction de la communication complète aux invités (française et anglaise)
• Coordination logistique du service aux invités :
• Gestion de l’hébergement
• Gestion des transports
• Gestion des services particuliers
• Gestion du protocole pour les invités concernés (Connaissance du service protocolaire)
• Conception de fichiers personnalisées pour les invités
• Gestion des budgets et mises à jour
• Production de rapports hebdomadaires (r.s.v.p., hébergement, transport, etc.)
• Coordination globale de la gestion des invités lors des événements
• Coordination avec les fournisseurs impliqués
• Rédaction de post mortem

 Logistique événementielle :

• Assurer le bon déroulement de toutes les étapes des projets qui lui sont confiées, par exemple :
• Coordination d'événements et implication dans l’idéation et les offres aux clients
• Gestion des échéanciers
• Gestion de budget
• Recherches et suivis avec les fournisseurs
• Réalisation d’un nombre important de tâches de rédaction (invitations, plans et programmes, etc.)