La personne recherchée est appelée à jouer un rôle majeur en conciergerie de haut niveau. Cette personne possède aussi idéalement toutes les aptitudes nécessaires pour livrer la logistique d’un événement. Elle travaillera sur plusieurs projets d’équipe, effectuera plusieurs tâches de façon autonome et jouera un rôle d’appui sur certains mandats. Nous recherchons quelqu’un avec un haut niveau de bilinguisme (anglais, français) autant à l’oral qu’à l’écrit et un professionnalisme impeccable.

 Conciergerie :

• Création et gestion de bases de données (connaissance de la suite Microsoft Office – Niveau intermédiaire et des logiciels connexes)
• Rédaction de la communication complète aux invités (française et anglaise)
• Coordination logistique du service aux invités :
• Gestion de l’hébergement
• Gestion des transports
• Gestion des services particuliers
• Gestion du protocole pour les invités concernés (Connaissance du service protocolaire)
• Conception de fichiers personnalisées pour les invités
• Gestion des budgets et mises à jour
• Production de rapports hebdomadaires (r.s.v.p., hébergement, transport, etc.)
• Coordination globale de la gestion des invités lors des événements
• Coordination avec les fournisseurs impliqués
• Rédaction de post mortem

Logistique événementielle :

• Assurer le bon déroulement de toutes les étapes des projets qui lui sont confiées, par exemple :
  • Coordination logistique sur les sites d’événements
  • Implication dans l’idéation et les offres aux clients
  • Conception et gestion des échéanciers, scénarios etc.
  • Gestion de budget
  • Recherches et suivis avec les fournisseurs
  • Réalisation d’un nombre important de tâches de rédaction (invitations, plans et programmes, etc.)