• Assure la coordination du secrétariat de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ;
• Fournit des réponses aux questions et problèmes PLUS COMPLEXES relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de certains dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif ;
• Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations ;
• Assure le suivi du courrier qui lui est spécifiquement destiné ;
• Traite les communications téléphoniques qui s’adressent à la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ainsi qu’à ses cadres et réoriente toute autre communication ;
• Reçoit les courriels et fait le tri; gère ceux qui concernent directement la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance;
• Maintient, suit et assure le classement de la correspondance de la directrice générale adjointe;
• Tient à jour l’agenda de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ainsi que ses cadres.
• Reçoit les demandes, les inscrit ,supervise l’organisation des réunions ou rencontres et assure l’aspect logistique ;
• Assure la rédaction de certaines lettres signées par la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance.
• Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ou ses cadres ;
• Prépare les rencontres de différents comités et est responsable du comité des directions administratives : élabore l’ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique ;
• Révise les textes soumis pour la signature de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance et ses cadres afin de s’assurer qu’ils respectent les normes graphiques et vérifie l’exactitude de la syntaxe, de l’orthographe et de la clarté du texte;
• Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance et ses cadres (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion-interne ou externe;
• À la demande de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ou ses cadres, assure le secrétariat de comités en préparant les ordres du jour et la documentation nécessaire, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant les suites qui en découlent;
• Assiste la directrice générale adjointe - soutien administration et performance ou ses cadres dans les projets spéciaux;
• Assure la gestion des dossiers personnels de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance et ses cadres : notes de frais et autres ;
• Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (absences, congés et période de vacances) ;
• Accomplit tout autre mandat à la demande de la directrice générale adjointe - soutien administration et performance ou ses cadres.

SOUTIEN À L'ACTUALISATION DE LA MISSION UNIVERSITAIRE

• Est appelé à superviser et/ou à collaborer à la supervision des stagiaires si elle possède les qualifications exigées par les établissements d’enseignement ;
• Facilite l’accueil et l’intégration de tous les stagiaires de son service, quelle que soit leur discipline;
• Contribue au développement de pratiques de pointe ;
• Participe à des projets de recherche, avec l’accord de son supérieur immédiat.

• Baccalauréat dans le domaine des sciences de l’administration ou dans une discipline jugée pertinente;
• Deux années d’expérience pertinence en lien avec le poste

COMPÉTENCES CLÉS ATTENDUES :

• Autonomie et Débrouillardise
• Confidentialité et discrétion
• Orientation vers le service à la clientèle
• Attitude positive et respectueuse
• Capacité décisionnelle et initiative
• Analyse et résolution de problème

CE QUE NOUS OFFRONS:

• Quatre semaines de vacances après une année de travail à temps complet ;
• 13 congés fériés par année ;
• 9.6 jours de congés de maladie par année ;
• Mode de travail flexible ( en présentiel et en télétravail);
• Ordinateur et cellulaire fournis par l'employeur;
• Des défis d'envergure ;
• Une carrière au service de la population montréalaise ;
• La conciliation travail-vie personnelle ;
• La possibilité de faire progresser votre carrière ;
• Et bien plus.