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Description du poste :
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement du bureau du président-directeur général (PDG).

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité hiérarchique du président-directeur général et sous l’autorité administrative de la directrice adjointe des communications et affaires publiques, le titulaire du poste soutient le président-directeur général dans l’exercice de ses fonctions notamment dans le traitement et le suivi des dossiers.

TÂCHE ET RESPONSABILITÉS

  • Agir comme personne-ressource au nom du président-directeur général auprès des diverses instances et de la haute direction pour tous suivis et/ou demandes;
  • Coordonner les étapes décisionnelles et s’assurer des suivis inhérents;
  • Élaborer et fournir des techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer en continu le fonctionnement du bureau du PDG;
  • Préparer et animer le comité des technicien(ne)s en administration de l’établissement et agir comme personne-ressource en matière de processus administratifs.

Vous aurez à :

  • Coordonner et traiter les demandes quotidiennes, les diriger à qui de droit, analyser et s’assurer de la qualité du contenu des documents/réponses reçus et les acheminer aux bonnes instances;
  • Concevoir, implanter et mettre à jour des projets de révision de processus de suivis en lien avec les activités du bureau du PDG en vue de respecter les échéanciers, et ce, pour l’ensemble de l’établissement ce qui nécessite un suivi étroit et rigoureux auprès de la haute direction ;
  • Concevoir, implanter et mettre à jour les registres de suivis en lien avec les certaines rencontres (élaborer des ordres du jour, réviser et déposer des documents, rendre la documentation disponible, effectuer les suivis des rencontres, assurer la mise à jour des registres de décision, etc.);
  • Rédiger et réviser divers contenus, correspondances et documents;
  • Documenter certaines problématiques et/ou dossiers stratégiques ;
  • Planifier et coordonner, à la demande du PDG ou de la directrice adjointe des communications, les autres activités de la haute direction;
  • S’assurer de la mise à jour des documents de la salle de pilotage stratégique de l’établissement ;
  • Produire le calendrier des vacances de l’ensemble des directeurs de la haute direction et en assurer la mise à jour;
  • Produire le calendrier annuel de tous les comités de la haute direction de l’établissement;
  • Gérer l’accès et s’assurer de la formation du personnel d’encadrement supérieur en ce qui a trait au portail interne;
  • Toutes tâches connexes.

Tâches administratives du bureau du PDG

  • Assurer la suppléance des technicien(ne)s en administration (conseil d’Administration et affaires publiques) et l’autre spécialiste en procédés administratifs du bureau du président-directeur général dans l’intégralité de ses tâches;

 

Exigences :

  • Détenir un baccalauréat en administration ou sciences humaines ou sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le Ministère d’immigration
  • Détenir 3 années d’expérience de travail dans des fonctions comparables;
  • Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux considéré comme un atout
  • Logiciels et niveau de maîtrise : Connaissance avancée de l’environnement Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel, etc.)

 

Avantages offerts

  • Possibilité du télétravail;
  • Quatre semaines de vacances après un an de service;
  • 13 jours de congés fériés rémunérés;
  • 9,6 jours de congés de maladie payés;
  • Régime de retraite à prestations déterminées;
  • Horaire flexible qui vise la conciliation travail-famille;
  • Accès à divers rabais corporatifs (Bixi, Programme OPUS, Forfaits cellulaires et encore plus).

 

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.