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À PROPOS

La Fondation et Alumni de Polytechnique Montréal a pour mission d’œuvrer au rayonnement et au développement de Polytechnique Montréal comme université d’excellence internationale en génie, selon deux axes d’impact :

  • Les relations avec les diplômés, visant à rassembler et mobiliser le réseau de diplômés et futurs diplômés pour renforcer leur sentiment d’appartenance, multiplier leurs relations, élargir le rayonnement et soutenir le développement de Polytechnique Montréal.
  • Le développement philanthropique, dans le but d’initier et entretenir des relations durables avec les donateurs et mécènes pour atteindre les objectifs philanthropiques d’appui au positionnement et à l’essor de Polytechnique Montréal.

À cette fin, elle travaille activement avec Polytechnique Montréal à favoriser l’excellence de la relève en génie et la recherche de pointe et à faire rayonner l’institution sur la scène locale et internationale.

La Fondation est un organisme sans but lucratif doté de sa propre entité juridique. Elle relève d’un conseil d'administration composé de membres de la communauté d’affaires et de représentants de la direction de Polytechnique Montréal.

Polytechnique Montréal est l’un des plus importants établissements d’enseignement et de recherche en génie au Canada et demeure le premier au Québec quant au nombre de ses étudiants et à l’ampleur de son activité de recherche.

CE QUE NOUS OFFRONS

Un superbe environnement de travail dynamique et stimulant où règne un esprit de collaboration et de jovialité et qui valorise la diversité au sein de l’équipe. À travers les actions de l’organisation, vous mesurerez l’impact de la philanthropie dans le monde du génie. Nous offrons une rémunération concurrentielle, 7 semaines de congés par année ainsi qu’une gamme d’avantages sociaux.

DESCRIPTION

Relevant du Directeur, Finances et administration, le Coordonnateur à l’administration est responsable de tâches administratives variées en support aux différents département de la Fondation et à la préparation de certains comités. Il contribue activement à l’atteinte des objectifs de l’organisation et au développement de liens durables avec ses donateurs, ses diplômés, les étudiants et les employés de Polytechnique Montréal.

RESPONSABILITÉS

    ADMINISTRATION

  • Assister l’équipe de direction dans la préparation de rencontres
  • Planifier et préparer les réunions des comités
  • Participer à la rédaction de divers documents administratifs, parfois complexes
  • Planifier les rencontres des directeurs et assurer une gestion optimale des agendas en lien avec la direction générale
  • Mettre à jour les contacts de la Fondation et Alumni dans la base de données
  • Gérer le classement et l’archivage des documents imprimés et numériques selon les procédures établies
  • Faire la relecture de documents et assurer leur uniformité
  • Coordonner les activités avec les autres services de Polytechnique (Courrier, Service informatique, Service des immeubles)
  • Préparer l’accueil de nouveaux employés

    AUTRES TÂCHES 

  • Répondre aux appels téléphoniques, traiter le courrier entrant et la boite courriels de la Fondation et Alumni
  • Assurer l’accueil d’invités et préparer les rencontres avec la direction.
  • Effectuer les commandes auprès des traiteurs et autres fournisseurs
  • Veiller aux commandes et la réception de fournitures de bureau
  • Assurer la gestion de l’information et des archives avec la bibliothèque
  • Veiller à la propreté des lieux
  • Participer aux différents événements de la Fondation et assurer un support logistique lorsque nécessaire
  • Soutenir la direction dans toutes autres tâches connexes

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Formation : Diplôme en administration ou secrétariat de direction
  • Expérience : Trois (3) ans au minimum dans un domaine similaire
  • Expérience : Responsabilités en soutien à la gouvernance
  • Langue(s) : Excellente maîtrise du français parlé et écrit
  • Exigences :
    • Très bonne maîtrise des outils informatiques en général (Suite Office, outils Web)
    • Connaissance de la base de données Raiser’s Edge, un atout
  • Aptitudes :
    • Sens de l’organisation, autonomie et proactivité
    • Discrétion et diplomatie
    • Orienté vers les solutions
    • Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
    • Axé vers le service à la clientèle et les résultats
    • Excellentes habiletés de rédaction en français et connaissance de l’éthique des communications par courriels
    • Rigueur et souci du détail
    • Bonne gestion du stress en périodes plus occupées
    • Esprit de collaboration et à l’aise de travailler seule et en équipe

CONDITIONS D’EMPLOI 

  • Poste permanent et à temps plein
  • Salaire et gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances santé et dentaire, service de télésanté et PAE)
  • 7 semaines de congés par année
    • Horaire d’été avec congés les vendredis (10 vendredis équivalent à 2 semaines)
    • Congés de 3 semaines l’été + 2 semaines pendant les fêtes
  • Programme de REER collectif
  • Bureaux accueillants proches des transports en commun
  • Possibilité de télétravail 2 jours par semaine
  • Milieu académique stimulant et collaboration avec des bénévoles d’exception

COMMENT POSTULER

Les personnes intéressées peuvent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation avant le 25 novembre 2022. Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui poseront leur candidature, nous communiquerons toutefois seulement avec celles et ceux dont le dossier a été retenu.

Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.