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RÔLE 

Le ou la titulaire du poste apportera un soutien administratif, technique et logistique à différents niveaux pour notre équipe-conseil ainsi qu’un soutien à la réception. La personne recherchée doit avoir de bonnes aptitudes en gestion de temps et en organisation du travail, et faire preuve de rigueur et de minutie.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

  • Gérer les agendas et diverses réservations
  • Faire certains suivis de courriels
  • Préparer des documents dans différents formats (Word, Excel, PowerPoint)
  • Rédiger de courts textes (courriels, etc.)
  • Réviser divers textes, laïus et bilans sommaires
  • Mettre à jour différentes banques de données (listes de clients/invités, biographies etc.)
  • Coordonner les envois et les colis
  • Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commande
  • Vérifier et consolider les cartes de crédit
  • Gérer les entrées et les approbations de temps, de dépenses et de factures
  • Fournir un soutien logistique lors de nos événements (activités de développement professionnel, conférences, activités sociales, etc.)
  • Remplacer (en présentiel) notre réceptionniste pour les vacances annuelles, les congés de maladie et les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont liées à l’accueil des clients et des fournisseurs, la gestion des envois par messager, le suivi des demandes au service de gestion de l’immeuble et la réception des appels
  • Effectuer toute autre tâche administrative liée au bon déroulement de l’entreprise

EXIGENCES 

  • Diplôme en secrétariat ou en techniques de bureautique
  • Trois ans d’expérience comme adjoint(e) administratif(-ive) ou expérience pertinente
  • Maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Connaissance fonctionnelle de l’anglais 
  • Maîtrise d’Office 365
  • Connaissance de Teams et de SharePoint, un atout
  • Expérience en agence ou en services professionnels, un atout

 QUALITÉS PERSONNELLES RECHERCHÉES  

  • Esprit d’équipe et de collaboration
  • Sens aigu de l’organisation et des responsabilités
  • Capacité à travailler efficacement sous pression
  • Proactivité, engagement et flexibilité
  • Souci du détail et rigueur dans le travail accompli

AVANTAGES ET CONDITIONS

  • Emploi permanent
  • Formule hybride (3 jours en présentiel, 2 jours en télétravail – sauf dans le cas des remplacements à la réception)
  • Bureaux fermés entre Noël et le Jour de l’an
  • Congés de maladie
  • Assurances collectives après 3 mois
  • Accès au programme de transport en commun pour les entreprises jusqu’en août 2023
  • 70 % de rabais sur l’abonnement annuel à Bixi
  • Programme de bonis pour performance exceptionnelle de la Firme après 6 mois
  • Téléphone cellulaire mis à votre disposition
  • Activités sociales