SOMMAIRE

Portage cherche à embaucher un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour assister le Vice-président opérations et administration. L’adjoint(e) administratif(ve) assiste le vice-président dans ses fonctions administratives, collabore avec les parties prenantes internes et externes pour faire avancer les priorités de l'organisation, et assiste aux opérations quotidiennes de Portage.

À CE TITRE VOUS AUREZ À :

  • Être responsable de la planification des horaires, de la gestion du calendrier, de l'organisation des voyages et de l'hébergement, du traitement des dépenses/factures, de l'établissement de rapports et de projets ad hoc;
  • Collaborer avec les départements et centres sur les activités quotidiennes et les projets;
  • Participer aux projets des opérations et maintenir à jour les documents associés;
  • Assurer la logistique des réunions ainsi que la préparation des documents et du matériel nécessaire à la tenue des réunions;
  • Effectuer l’envoi de tous les documents requis pour les réunions et assemblées;
  • Faire la réservation de salles, d’hébergement et de transport nécessaires pour les réunions, le cas échéant;
  • Aider au développement d’une méthode de communication avec tous les autres départements et centres;
  • Créer un inventaire de tous les projets et s’assurer que les délais soient rencontrés;
  • Établir et maintenir à jour un système de classement administratif;
  • Gérer l’agenda et la prise de rendez-vous;
  • Faire la gestion des communications reçues;
  • Assurer les suivis des documents nécessitant une approbation (contrats, dépenses, etc.);
  • Traduire, formater et réviser les communications et documents en français et en anglais;
  • Toutes autres tâches reliées au poste.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

  • Minimum 5 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
  • Détenir un diplôme d’étude collégiale ou un diplôme dans un domaine connexe;
  • Être parfaitement bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (Obligatoire) ;
  • Pouvoir travailler de façon autonome;
  • Très organisée, et bonne gestion des priorités;
  • Faire preuve de polyvalence, d’initiative et être capable de travailler sur différents projets en même temps;
  • Être en mesure de traiter de l’information délicate et faire preuve de confidentialité;
  • Excellente connaissance de la suite Office.


Informations supplémentaires

Ressources humaines
Est-ce que cette entreprise est faite pour vous?

En savoir plus sur l'employeur


Envoyer ma candidature

Postulez avec votre profil

Postulez sans profil

Postuler SANS créer ni utiliser un compte

En cliquant sur Envoyer ma candidature, vous confirmez avoir lu et accepté nos conditions générales d'utilisation et la politique de confidentialité

Cliquez et patientez jusqu'à la page de confirmation. Vous recevrez également une copie.