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Vous avez la logistique évènementielle à cœur et êtes créatif·ve, organisé·e, tout en faisant preuve d’une grande agilité pour trouver des solutions de dernière minute ? Travailler pour une entreprise sociale qui met les droits de l’enfant au cœur de sa mission vous attire ? La Fondation Dr Julien (FDJ) est à la recherche d’un.e Coordonnateur.trice aux projets spéciaux et logistique afin de soutenir l’organisation dans ses divers événements et activités.

VOTRE MANDAT

Relevant de la Chef du développement philanthropique de la Fondation Dr Julien (FDJ), et en collaboration avec son équipe, le/la titulaire du poste a pour principal mandat de participer à l’organisation d’événements et d’activités pour la Fondation. Il/elle appuie son équipe dans l’élaboration de la programmation et la mise en œuvre de l’ensemble des événements et projets spéciaux, et en assure notamment la planification, la coordination ainsi que la gestion budgétaire et logistique. Il/elle pourrait aussi être appelé.e à prendre en charge différents projets spéciaux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

  • Participer à l’élaboration, la planification et l’organisation des événements et activités des collecte de fonds ainsi que des projets spéciaux (ex. : soirée de reconnaissance, Guignolée annuelle, ou autres) ;
  • Assurer l’organisation logistique des événements, le suivi des commandites, les réservations, la facturation et le suivi des paiements qui en découlent ;
  • Organiser et planifier les besoins humains pour chacun des événements de la FDJ, y compris le recrutement, la formation et la supervision des bénévoles ;
  • Participer à l’atteinte des objectifs fixés pour les événements tout en respectant les budgets et échéanciers déterminés ;
  • Assurer le suivi post-événement (post-mortem, évaluation des activités, etc.) ;
  • Tenir à jour le calendrier des activités événementielles de l’organisation en gardant un œil sur les livrables événementiels des projets et des équipes ;
  • Assurer la gestion, la mise à jour et le développement des outils et documents utilisés pour l’organisation des événements (listes, bases de données, preuve d’assurance, permis d’alcool, etc.);
  • Créer et/ou mettre à jour les cahiers des charges des différents événements ;
  • Gérer les inscriptions et les suivis (confirmations, rappels, évaluations, etc.) ; 
  • Participer aux rencontres de travail avec le département de communication concernant les activités de sollicitation, la promotion, l’information et la publicité relative aux événements ;
  • Accomplir toute autre tâche connexe confiée par la direction du développement philanthropique.

QUALIFICATIONS REQUISES :

  • Formation et/ou expérience professionnelle pertinente en organisation d’évènements et/ou en coordination de projet ;
  • Bilinguisme français et anglais ;
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office ;
  • Sens aiguisé de l’organisation et des responsabilités ;
  • Bonnes compétences en matière de gestion du temps et sens des priorités ;
  • Polyvalence et créativité ;
  • Capacité à respecter les échéanciers lorsque confronté.e à des défis soudains, de composer avec le “dernière minute” inhérent à l’évènementiel et de rectifier une situation rapidement et efficacement en gardant son sang-froid ;
  • Excellentes capacités de représentation et facilité à expliquer l’approche de la pédiatrie sociale aux donateurs corporatifs, partenaires et tiers ;
  • Excellents entregent et habiletés en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Esprit d’équipe et de collaboration ;
  • Tact et discrétion.

CONDITIONS DE TRAVAIL 

  • Contrat temporaire de 12 mois avec possibilité de prolongation ;
  • Poste à temps plein de 35h/semaine ;
  • Date d’entrée en fonction : octobre 2022 ;
  • Équipe passionnée et environnement de travail en évolution constante ;
  • Rémunération concurrentielle selon les qualifications et l’expérience ;
  • Régime d’avantages sociaux compétitif ;
  • Politique de travail hybride ;
  • Lieu de travail : 4765, rue Sainte-Catherine Est, Montréal (Qc) H1V 1Z5.

POUR POSTULER

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre d’intérêt en indiquant « Coordonnateur.trice projets spéciaux et logistique » dans l’objet du courriel. La Fondation Dr Julien remercie tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront convoquées à une entrevue. Nous encourageons les personnes qualifiées à poser leur candidature.