Cette offre d'emploi est fermée.

L’Ordre des médecins vétérinaires du Québec est à la recherche d’un adjoint administratif ou d'une adjointe administrative dynamique pour joindre son équipe des communications et du système d’information.

LE POSTE

Polyvalent et technologique, vous cherchez une équipe énergique et pleine de projets? Vous aimez participer à l’organisation d’événements, avez une plume qui se distingue et une rigueur exemplaire? Vous êtes un as de l’organisation et aucun suivi ne vous échappe? On veut vous connaitre!

Sous la responsabilité de la directrice du Service des communications et du système d’information, vous assumerez la responsabilité des tâches administratives du service et contribuerez ainsi au rayonnement de l’Ordre, à l’atteinte de son mandat de protection du public et à l’optimisation de son efficacité technologique.

Plus précisément, vous devrez :

  • Participer à l’organisation d’événements corporatifs et de formation continue (gestion des inscriptions, envoi de contrats, suivis administratifs divers).
  • Mettre en page, réviser et transmettre des correspondances et des documents par les moyens appropriés.
  • Répondre aux appels et aux courriels reçus et les traiter selon la procédure établie.
  • Rédiger certains contenus et documents.
  • Soutenir la direction en lien avec la gestion du système d’information et du parc informatique (commandes de matériel, envoi et suivi sur les requêtes au fournisseur, soutien administratif dans la gestion de projet informatique, etc.).
  • Intégrer et publier différents contenus sur les outils de communication numérique de l’Ordre (infolettres, sites Web, réseaux sociaux, etc.).
  • Valider et publier les petites annonces en ligne et les intégrer à l’infolettre.
  • Extraire des listes d’envois courriel et effectuer certaines requêtes dans les outils technologiques.
  • Assurer l'ensemble de l'organisation logistique et la préparation matérielle des réunions et autres rencontres.
  • Assurer le classement optimal des différents documents relatifs aux activités du service dans les dossiers numériques.
  • Apporter un soutien administratif aux autres services lorsque requis.
  • Suivre le budget du service et faire le suivi des factures.
  • Participer et collaborer à la mise à jour des processus et des procédures administratives.
  • Soutenir l'organisation et la réalisation des activités du service.
  • Tenir à jour le calendrier des activités du service et les carnets d'adresses pertinents.
  • Agir comme principale référence de l’équipe pour les questions en lien avec l’organisation et les conditions de travail (horaire, assurances, vacances, allocations de dépenses, etc.).

LES EXIGENCES DU POSTE

  • Formation en bureautique, niveau professionnel ou collégial;
  • Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire;
  • Maîtrise de la Suite Microsoft Office 365, Adobe Acrobat Professionnel;
  • Forte aisance dans les outils technologiques (logiciels et plates-formes technologiques variées);
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l’anglais;
  • Connaissance des règles typographiques et de mise en page, principes et règles de rédaction.

LES COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Intérêt marqué pour les communications et la technologie;
  • Habiletés rédactionnelles et de révision de textes;
  • Autonomie, rigueur, professionnalisme et flexibilité;
  • Savoir collaborer, organiser et planifier;
  • Être orienté vers les résultats;
  • Capacité à travailler sur plusieurs dossiers avec des échéanciers serrés;
  • Aimer travailler en équipe.

LES CONDITIONS D’EMPLOI

Il s’agit d’un poste permanent, 35 heures/semaine.

L’Ordre favorise une conciliation de travail et vie personnelle en offrant un mode de travail hybride jumelant une présence au bureau de l’Ordre à Saint-Hyacinthe (3 jours) et le télétravail à domicile (2 jours).

L’Ordre offre un salaire compétitif établi en fonction de l’échelle salariale en vigueur (42 350 $ - 58 232 $) ainsi qu’une gamme complète d’avantages sociaux incluant 4 semaines de vacances après 1 an de service, congés personnels, horaire estival, REER collectif avec contribution de l’employeur, programme d’assurance collective dès l‘embauche (vie, soins médicaux et dentaires, voyage, assistance routière, télémédecine, programme d’aide et autres services complémentaires).

Entrée en fonction dès que possible.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae via Isarta d’ici le 2 septembre 2022.