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DESCRIPTION DU POSTE

Le CQIB est un incubateur d’entreprises fondé en 1996 par l’Institut national de la recherche scientifique (INRS) et la Ville de Laval. Il a pour mission de soutenir le démarrage et la croissance d’entreprises en sciences de la vie au Québec.  Actuellement une douzaine d’entreprises occupent des espaces de laboratoires et de bureaux.

Nous recherchons une personne, organisée, débrouillarde et polyvalente pouvant assurer le rôle clé de coordination des opérations administratives du centre et contribuer au succès des entreprises développant de nouvelles thérapies médicales.

Volet Administration

  • Implanter et assurer l’application des procédures administratives et opérationnelles du centre;
  • Responsable de la gestion documentaire sur Sharepoint (serveur infonuagique) et des différentes applications de gestion informatisé;
  • En collaboration avec l’adjointe marketing, assurer la mise à jour des données de suivi de projets et contacts dans le logiciel ERP/ CRM (prospect, liste de prix, contacts, etc.);
  • Responsable de la gestion des dossiers de ressources humaines (affichage de postes, nouveaux employés, assurance collective, suivi des congés, compte de dépenses, etc.) et supervise le personnel sous sa responsabilité (adjointe et stagaire);
  • Développe le plan d’action annuel relevant de ses responsabilités;
  • Gestion de l'agenda, prise de rendez-vous et correspondance du directeur général au besoin;
  • Assiste le directeur général dans la préparation des réunions du conseil d’administration et assure la rédaction des procès-verbaux;

 Volet comptabilité et immobilier

  • Assure les opérations financières et la tenue de livre (paiement des fournisseurs, facturation, paie des employés, suivi budgétaire, etc.) avec le soutien de la firme externe
  • Tenir à jour les budgets et les dépenses selon les différentes ententes de financement gouvernemental;  
  • Prépare les réclamations d’aides financières et assurer le suivi avec les bailleurs de fonds;
  • Responsable des achats de produits et services pour l’organisation et à l’occasion pour ses clients;
  • Responsable du bon fonctionnement des infrastructures réseautiques avec les experts externes;
  • Assure le bon fonctionnement des installations du centre en collaboration avec le personnel de l’Institut national de la recherche scientifique
  • Prépare des devis de location et fait le suivi des directives de gestion immobilière et le suivi des baux commerciaux.

Services à la clientèle

  • En collaboration avec le coordonnateur marketing, développé les procédures et la mise en œuvre du service à la clientèle, incluant l’organisation d’événements
  • Accueillir des visiteurs du CQIB et organise les visites des installations au besoin;
  • Réaliser des enquêtes de satisfaction des clients et rédiger certains rapports statistiques.
  • Supervise le travail de l’adjointe services à la clientèle

QUALIFICATIONS

  • Formation collégiale/universitaire en gestion de bureau, technique administrative, administration, gestion de projets, ou autre formation pertinente;
  • 5 ans d'expérience en soutien administratif ou coordination administrative,
  • Connaissance approfondie d’Office 365 (incluant la gestion des licences et Sharepoint) ;
  • Connaissance de base des outils de mise en page de documents et d’applications collaboratives de type Trello, Asana, etc.
  • Expérience souhaitable en comptabilité à l’aide d’un logiciel comptable (Quickbook);
  • Bilinguisme essentiel et bonne capacité de rédaction en français.

APTITUDES RECHERCHÉES

  • Forte capacité d’organisation, rigueur, autonomie et sens de l’initiative;
  • Expérience à jongler avec plusieurs projets à la fois, à établir les priorités et à travailler dans le respect des échéances ;
  • Anticipation des besoins pour l’organisation et ses clients ;
  • Esprit d’équipe et de collaboration bien développé ;
  • Intérêt pour l’entrepreneuriat et la technologie.
  • Bilinguisme essentiel

CONDITION D'EMPLOI :

  • Temps plein : 37,5 hrs/semaine
  • 3 semaines de vacances dès la première année + banque de congés mobiles
  • REER et assurances collectives
  • Boni de performance d’équipe
  • Stationnement

Type d'emploi : Temps plein permanent

Lieu de travail : 500 Cartier Ouest, Laval