Cette offre d'emploi est fermée.

Qui sommes-nous? 

Nous nous démarquons par notre avant-gardisme en matière de technologies, par nos stratégies numériques toujours plus originales les unes des autres, mais plus particulièrement grâce aux membres qui font partie de notre équipe. 

L’Agence Mac Média s'agrandit et nous sommes présentement à la recherche de gens motivés, passionnés et créatifs pour faire partie de l’équipe. Depuis 2012, l’agence compte de multiple professionnel.les ayant chacun leur domaine d’expertise, et qui ne manquent aucune occasion de partager leur savoir. 

Si tu es à la recherche de nouveaux défis, que tu veux aider les petites, moyennes ou grandes entreprises à optimiser leur présence en ligne, ou tu es tout simplement passionné.e par le web, nous voulons te rencontrer. 

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour seconder un de nos associés principaux. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme.

Voici le défi qui t’attend

L’Adjoint(e) administratif(ve) supporte la Direction en exécutant des tâches administratives et de comptabilité notamment en ce qui a trait aux comptes recevables et aux comptes payables. Dans la gestion courante, l’Adjoint(e) administratif(ve) assiste la Direction dans l’organisation des événements pour la clientèle et les employés afin de générer des impacts positifs sur l’expérience clients et employés. Ayant un rôle clé dans l’entreprise, l’Adjoint(e) agit comme personne référence tant pour l’interne que l’externe. Enfin, par sa versatilité, l’Adjoint(e) s’assure que l’environnement de bureau soit accueillant et efficient.

Un aperçu de ton quotidien

Comptes recevables (facturation) dans Quickbooks

  • Effectuer la facturation
  • Faire le suivi des recevables avec les clients (appels, courriels) 
  • Suivre les étapes de recouvrement
  • Entrée de données diverses
  • Gérer l’outil de commission et les banques des représentants 

 Comptes payables 

  • Entrer les factures dans « DEXT »
  • Faire approuver les payables 
  • Effectuer les paiements selon le mode de paiement
  • Analyser et concilier les cartes de crédit
  • Vérifier que les budgets accordés sont respectés (Facebook et Google) 

Administration (agenda, documentation, rapports et subventions, etc.) 

  • Gestion de l’agenda professionnel/personnel du DG (prises de RDV)
  • Gestion de la boîte courriel facturation@ 
  • Gestion de la boîte courriel du DG
  • Gestion du courrier postal 
  • Préparation de différents rapports requis ainsi que les notes de communication et en faire le suivi (rapports de Direction, recevables et payables) 
  • Rédaction, révision et mise en page de divers documents dont certains confidentiels et faire des vérifications 
  • Être à l’affût des dernières subventions, remplir la documentation nécessaire et faire les approbations
  • Faire diverses recherches selon les demandes 
  • Maintenir un système de classement efficace 

 Événements (clients et employés) 

  • Assister la Direction dans l’organisation des événements clients et employés 
  • Organiser des événements et assurer la logistique reliée aux réservations lors de réunions, de formations et d'événements spéciaux tout en étant responsable du café au bureau / des rafraîchissements / des services de restauration, etc.
  • Organiser les cadeaux de noël des clients 

Environnement et achats de bureau 

  • Avertir les gestionnaires de la maintenance du 2ème étage et faire des rappels de sensibilisation
  • Commander et réapprovisionner les fournitures de bureau, entretenir le matériel de bureau et organiser les réparations
  • Faire les commissions selon les demandes

Ce qu’on aimerait que tu possèdes

Qualifications

  • Formation en administration, en bureautique ou autre formation pertinente ou expérience équivalente pertinente 
  • Détenir un minimum de (5) cinq années d’expérience dans un poste similaire 
  • Bonnes connaissances en comptabilité et dans l’utilisation des logiciels comptables notamment des plates-formes en ligne telles que Quickbooks, Plooto, Stripe 
  • Bonnes connaissances dans le domaine du marketing numérique (un atout)
  • Excellentes connaissances informatiques notamment la maîtrise de Gsuite, Hubspot, etc. 

 Compétences personnelles

  • Excellentes habiletés pour la communication en français (écrit et verbal) 
  • Sens de l’organisation, des priorités et de l’urgence
  • Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément, être multitâches
  • Débrouillardise, faire preuve d’initiative et autonomie
  • Rigueur et souci du détail 
  • Conscience professionnelle, discrétion et grand sens de la confidentialité 
  • Jugement 

Voici ce qu’on t’offre

  • Salaire compétitif avec programme de bonifications annuelles;
  • Deux semaines de vacances offertes dès la première année;
  • Deux journées de congés volants;
  • Une journée de congé à ton anniversaire;
  • Possibilité de participer au REER FTQ;
  • Assurances collectives;
  • Formation offerte et en continue;
  • Ambiance de travail dynamique et amicale;
  • Bureau fraîchement rénové au goût du jour;
  • Activités de team building trimestrielles.

Vous croyez avoir les compétences requises pour ce poste? Nous attendons votre cv et il nous fera plaisir de vous rencontrer! Seules les candidatures retenues seront contactées.

Travailler à l'Agence Mac Media, c'est avoir le goût d'apporter son expertise à l'entreprise et surtout de se lever le lundi matin!

Si tu as lu jusqu'ici, c’est que tu sembles démontrer un intérêt! Envoie-nous ta candidature, nous avons très hâte de faire ta connaissance! 

*Le générique féminin a été inclus parce que nous ne voyons pas l’importance d’alléger le texte.