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TITRE DU POSTE : ADJOINTE ADMINISTRATIVE AUX ADMISSIONS

RÉGULIER -TEMPS PLEIN

RÉSUMÉ DE LA FONCTION

Le rôle de l’adjointe administrative aux admissions consiste à soutenir l’équipe des conseillers aux admissions pour faire la promotion des programmes de formation des collèges auprès des étudiants potentiels et réaliser des inscriptions d’étudiants, conformément aux objectifs qui leur sont fixés.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

  • Répondre par courriel, par téléphone ou en personne aux demandes et aux questions des étudiants locaux et internationaux potentiels, en faisant la promotion de l’ensemble des programmes et des services offerts par les collèges;
  • S’attacher à bien comprendre le profil des étudiants qu’il/elle contacte et à cibler précisément leurs intérêts et objectifs, afin de leur fournir des conseils adaptés à leur situation;
  • Participer à l’animation des différentes plateformes de réseaux sociaux pour soutenir la stratégie de communication du collège, en respectant les politiques et directives des collèges;
  • Planifier, se rendre disponible et prendre part à toutes les activités d’information et de promotion des collèges telles que les visites d’écoles, les journées portes ouvertes et les salons de l’éducation;
  • Représenter en tout temps les collèges avec professionnalisme et intégrité ainsi que dans le respect des politiques et règlements en vigueur;
  • Offrir un soutien administratif aux conseillers aux admissions;
  • S’assurer de la qualité et de la conformité des dossiers des étudiants inscrits par les conseillers aux admissions, ainsi que de leur respect des exigences, politiques et règlements des collèges;
  • Transmettre des dossiers d’étudiants conformes et complets aux registraires des collèges;
  • Produire ou faire le suivi de la production des lettres d’admission aux étudiants répondant aux critères d’admission des collèges, selon les indications, politiques et règlements des collèges;
  • S’assurer de la saisie et de la mise à jour des informations nécessaires au processus d’admission des étudiants dans les logiciels et systèmes d’information des collèges (COBA, CLARA), en respectant les indications, politiques et règlements des collèges;
  • S’assurer de la saisie et de la mise à jour des informations dans les logiciels de prospection utilisés par l’établissement (ex : ZOHO);
  • Préparer des rapports de vente en extrayant les données du système informatique et en faire la compilation;
  • Produire les rapports des inscriptions réalisées par les conseillers aux admissions et les soumettre au directeur des admissions en vue du calcul des bonis des conseillers;
  • Produire les rapports des étudiants référés par les agents internationaux de recrutement et les soumettre au directeur des admissions, en vue du calcul des commissions des agents;
  • Veiller à l’exactitude et au respect des délais dans la production des rapports relatifs à son travail;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes. 

EXIGENCES RELIÉES AU POSTE

  • Posséder un diplôme de DEC en gestion de commerce ou un bachelor en administration des affaires;
  • Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire, préférablement au sein d’un établissement d’enseignement, d’une entreprise de service à multisites;
  • Bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Connaissance d’une autre langue, un atout;
  • Excellente connaissances et maîtrise de la suite Office (Word, Excel et Powerpoint).

COMPÉTENCES-CLÉS RECHERCHÉES

  • Bonnes habiletés de communication;
  • Excellents sens du service à la clientèle;
  • Minutie et respect des délais;
  • Sens d’organisation;
  • Autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative.