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Temps partiel – Permanent

Travaillant au siège social de Jeunes musiciens du monde à Québec, le titulaire du poste travaillera au sein d’une équipe dynamique et aura pour mission d’apporter un soutien administratif à l’équipe du siège social de Jeunes musiciens du monde. 

Jeunes musiciens du monde est un OBNL ayant pour mission de favoriser le développement personnel d’enfants et d’adolescents issus de milieux à risque au moyen d’activités musicales offertes gratuitement. Œuvrant actuellement à Québec, Montréal, Val-d’Or, Sherbrooke, Laval et en Inde, Jeunes musiciens du monde accompagne hebdomadairement plus de 1 700 jeunes. 

Responsable : Coprésident-fondateur 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS  

1. Réaliser des tâches de secrétariat : 

  • Assurer la réception du courrier; répondre aux demandes de renseignementsacheminer les messages; créer des listes d’envoi électroniques; procéder à l’envoi de documents, etc.

2. Soutien administratif à l’équipe du siège social :   

  • Rédiger et réviser divers documents et correspondances.
  • Organiser des rencontres et des réunions. 
  • Gérer les rencontres du conseil d’administration (ordre du jour, convocationparticipation, prise de notes, procès-verbaux, etc.). 
  • Diffuser les offres d’emploi. 

3. Gestion des ressources matérielles.  

  • Gérer les approvisionnements en fournitures du siège social.
  • Gérer les approvisionnements informatiques/téléphonie de l’organisme.
  • Gérer l’inventaire des ressources matérielles (siège social) et du parc informatique (tout JMM).
  • Gérer les locaux du siège social (contrats de locationd’assurance et de maintenance).

4. Soutien à la gestion des technologies de l’information.  

  • Soutenir les utilisateurs quant à l’utilisation de Microsoft Office 365.
  • Assurer la maintenance de certaines bibliothèques SharePoint.  

5. Soutien à la recherche de financement.

  • Rédiger/envoyer des lettres de remerciements à certains donateurs et partenaires.  
  • Répondre aux demandes d’information ponctuelles concernant les demandes de financement. 
  • Gérer les demandes de financement de moins de 5 000 $ : rédiger des demandes, effectuer les dépôts et la reddition narrative, etc.
  • Participer à la mise à jour de l’outil de suivi des demandes de financement. 

COMPÉTENCES ET QUALITÉS :

  • Connaissance de la suite Microsoft Office 
  • Capacité à créer rapidement des liens de confiance 
  • Grand sens de la planification et de l’organisation
  • Bon jugement
  • Grand professionnalisme dans les communications
  • Flexibilité au niveau des tâches et des horaires
  • Créativité, esprit d’initiativeautonomie 

FORMATION ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE :  

  • Diplôme d’études collégiales et/ou une expérience pertinente dans des fonctions similaires. 
  • Riche expérience de travail dans des services administratifs structurés. 

AUTRES INFORMATIONS :  

  • Poste à temps plein (35 heures/semaines) à l’année. 
  • Disponibilité de jour et occasionnellement de soir ou de fin de semaine.
  • Salaire : selon la politique en vigueur
  • Lieu de travail : Québec centre-ville.
  • Date d’entrée en fonction : Dès que possible. 

Merci de déposer votre candidature complète (lettre de présentation et CV) avant le 16 mai à 23h59 et d’inscrire le titre du poste dans l’objet du message. Seul(e)s les candidat(e)s convoqué(e)s en entrevue seront contacté(e)s. 

Merci de l’intérêt que vous portez à Jeunes musiciens du monde!