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Adjoint(e) administratif(ve) à la direction, Fondation Jeunes en Tête

Êtes-vous d’avis que derrière chaque grand succès, il y a un soutien administratif exceptionnel? Seriez-vous fier de travailler pour une organisation qui soutient une cause sociale qui vous tient à cœur? Si vous préférez travailler pour une gestionnaire humaine, collaborative et ouverte d'esprit qui vous fera confiance et vous donnera l'autonomie nécessaire pour accomplir vos tâches, nous avons l’emploi qu’il vous faut !

UN PEU PLUS SUR NOUS :

La Fondation Jeunes en Tête a pour mission de prévenir la détresse psychologique des jeunes de 11 à 18 ans au Québec. Nous accomplissons cette mission en offrant aux adolescents, à leurs parents et au personnel scolaire des outils en ligne et des ateliers de sensibilisation dans les écoles. Déstigmatiser, sensibiliser et outiller, voici les gestes concrets que nous posons chaque jour pour aider les prochaines générations à faire face aux défis de la vie.

Vous serez à votre place au sein de notre belle équipe énergique si :

  • Vous aimez développer une forte complicité avec la directrice que vous supportez, et appréciez travailler en étroite collaboration au quotidien.
  • Votre fine plume de rédacteur vous permet de toujours trouver le mot juste dans les comptes-rendus, rapports et communications d’entreprise.
  • Vous êtes fier d’être toujours au-devant des choses, fiable, proactif et doué pour anticiper les besoins de l’équipe.
  • Vous vous méritez la cape de Capitaine Débrouillardise spécialisé en revirement de situations et en changements de priorités.
  • Vous êtes authentique et vous aimez être dans l’action et mettre la main à la pâte.
  • Vous aimez la flexibilité du télétravail, mais vous avez toujours hâte de retrouver vos collègues au bureau.
  • Vous carburez à l’entraide et au travail d’équipe.

VOTRE EXPÉRIENCE SERA MISE À PROFIT POUR :

  • Appuyer la direction générale dans la préparation et la convocation des réunions du conseil d'administration, du comité exécutif et des autres comités (réservation des salles si requis, traiteur, préparation de la convocation, d’ordre du jour et documentation, compilation des présences, etc.) ;
  • Assister aux réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et d’autres comités le cas échéant, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et les comptes rendus, ainsi que les projets de résolutions. Collaborer à la gestion des suivis de tous ces comités ;
  • Gérer l’agenda de la direction générale et collaborer à l’organisation et à la préparation de diverses réunions stratégiques ;
  • Épauler les membres de l’équipe de direction dans leur fonction ;
  • Recevoir, traiter, filtrer et acheminer les communications de la direction générale ainsi que rédiger les correspondances nécessaires ;
  • Gérer les comptes de dépenses de la direction générale et de l’équipe de direction ;
  • Appuyer la direction concernée lors de l’accueil de nouveaux employés (clé, carte d’accès, matériel informatique, ligne téléphonique, explication des procédures, mise-à-jour et partage de l’organigramme et du manuel de l’employé, etc.) ;
  • Gérer les feuilles de temps en collaboration avec le fournisseur RH ;
  • Assurer la gestion de la petite caisse, gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures et du parc informatique ;
  • Répondre aux requêtes internes et assurer la résolution de problèmes mineurs ou la liaison avec les services de soutien technique ;
  • Gérer les boites courriels générales : info et carrières ;
  • Répondre aux appels, récupérer et distribuer le courrier ;
  • Assurer le classement, l’archivage et la recherche de divers documents de façon que tous les dossiers de l’organisation et les listes pertinentes soient à jour ;
  • Préparer des présentations, demandes ou tout autre rapport via Word, Excel ou PowerPoint ;
  • Faire la gestion de Microsoft Office 365 : création/suppression courriels, achat de licences, ajout des employés sur le site d’équipe, configuration de la confidentialité des bibliothèques ;
  • Exécuter d’autres projets donnés et toute autre tâche connexe ponctuelle à la demande de la direction générale.

VOUS ÊTES LE CANDIDAT IDÉAL SI VOUS AVEZ:

  • Diplôme d’études professionnelles en bureaucratique, secrétariat ou autre domaine relié
  • Cinq années d’expérience de travail pertinente pour ce poste
  • Habileté impeccable de rédaction et de communications en français ; bonne maîtrise de l’anglais
  • Attitude recherchée : positive, collaborative, courtoise
  • Aisance avec l’informatique
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Word, PPT et Excel
  • Expérience dans la préparation et gestion de conseils d’administration (atout)
  • Connaissance de Microsoft Office 365/SharePoint, un atout.

POUR EN APPRENDRE PLUS SUR LE POSTE :

  • Poste permanent
  • Salaire concurrentiel 
  • Temps plein du lundi au vendredi avec horaire flexible, et incluant environ une rencontre par mois ayant lieu à l’extérieur des heures d’affaires régulières et hors du bureau (rencontres de comités, événements bénéfices)
  • Horaire d’été permettant de travailler une heure de plus chaque jour du lundi au jeudi pour avoir congé les vendredis après-midi
  • 4 semaines de vacances par année dont une semaine fixe pour la période des fêtes, dès la première année
  • Accès à un régime d’assurances collectives une fois la période de probation de 3 mois complétée
  • Possibilité de télétravail à temps partiel post pandémie
  • Environnement stimulant impliquant de devoir faire face à des priorités changeantes
  • Équipe respectueuse dans laquelle votre contribution sera la bienvenue et appréciée
  • Entrée en poste prévue mi-mai 2021

Faite-nous parvenir votre CV et expliquez-nous pourquoi ce poste est fait pour vous. 

L’organisme pratique l’équité en matière d’emploi.

L’utilisation du masculin a comme but unique d’alléger le texte. Les adjointes de direction sont les bienvenues aussi.

Seuls les candidats retenus seront contactés.