Cette offre d'emploi est fermée.

Assistant(e) administration interne et soutien services aux adhérents

Global-Watch, plateforme collaborative internationale de bonnes pratiques en santé et qualité de vie au travail (SQVT), est à la recherche d’un(e) assistant(e) administration interne et soutien services aux adhérents.

PRINCIPALES TÂCHES

Soutien au déroulement des activités internes et aux adhérents (70%)

Soutien à la coordination des activités et calendriers de l’équipe

  • Gestion des calendriers de travail (internationaux) et soutien logistique aux membres de l’équipe
  • Suivis de convocations multiples auprès de groupes de travail
  • Préparation visuelle d’ordres du jour officiels pour diverses rencontres
  • Coordination et logistique des rencontres avec partenaires externes
  • Organisation des déplacements à l’étranger

Gestion administrative relation-adhérents et partenaires

  • Organiser et assurer le système de facturation, finalisation de contrats
  • Soutien à la préparation de propositions d’affaires
  • Mise à jour des rapports trimestriels sur les données d’utilisation des adhérents
  • Mises à jour du CRM
  • Activation/désactivation des licences et attribution des produits et services aux adhérents
  • Soutien technique aux adhérents

Soutien aux visuels des contenus et présentations (25%)

Révision FR/AN et amélioration visuelle

  • Documents PPTX et suite Office pour conférences ou événements clients (bilingue)
  • Présentation et mise en page de comptes-rendus dans la langue requise
  • Mise en page graphique simple (ex. Canva)

Intégrations de contenus simples dans Wordpress

  • Mise en ligne de documents sous des modèles existants, mises à jour diverses, ...

Intégration d’envois de courriels dans le CRM (Hubspot)

  • Intégration, programmation

Projets spéciaux (5%)

En fonction des besoins et des compétences

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir faire

  • DEC dans un domaine relié au poste (ex. administration, communication)
  • 5 ans d’expérience minimum
  • Excellent niveau de français et d'anglais, oral et écrit
  • Excellentes capacités de correction dans les deux langues
  • Compétences, curiosité et plaisir dans les solutions technologiques (Wordpress, HubSpot, Canva, et autres.)
  • Maîtrise des logiciels de bureautique; forces en PPTX
  • Aisance avec les médias sociaux professionnels (LinkedIn, Twitter) un atout

Savoir être

  • Grand souci du détail, rigueur dans les suivis, fiable
  • Solides compétences relationnelles, aime travailler en équipe
  • Très bonne capacité à organiser son temps, ses priorités et trouver des solutions
  • Très bonne capacité à gérer les changements quotidiennement
  • Esprit d’initiative, autonomie et jugement professionnel

CONDITIONS PROPOSÉES

  • 37,5 hrs / semaine
  • Télétravail, intégration de jours en présence par la suite au bureau de Montréal ou en espace co-working
  • Outils de travail fournis
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible.

POUR POSTULER

Si vous pensez être cette personne, envoyez votre CV, accompagné d’une lettre de présentation de 350 mots.

On a bien hâte de vous rencontrer!

Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette annonce, toutefois nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue.