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UNITÉ ADMINISTRATIVE : Service du secrétariat général et des communications, 945, avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2

SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE : Me Mélanie Charest, directrice du Service du secrétariat général et des communications

DURÉE DE LA SEMAINE RÉGULIÈRE DE TRAVAIL : 35 heures

HORAIRE DE TRAVAIL : 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h

DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible

NATURE DU TRAVAIL :

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe. Entre autres, la personne titulaire de ce poste voit à l’organisation des séances du Conseil d’administration et de ses Comités. 

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES :

  • La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
  • Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.
  • Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
  • Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.
  • Elle peut effectuer un suivi budgétaire.
  • Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.
  • Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
  • Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT :

La personne titulaire de ce poste voit à l’organisation des séances du Conseil d’administration et de ses Comités dont notamment, la préparation des documents de travail, la rédaction des procès-verbaux, donne le suivi aux résolutions, s’occupe de l’archivage des documents légaux, est responsable de la publication des avis publics, fait la révision et la correction des documents produits par le Service du secrétariat général et des communications comme le rapport annuel. Elle assure également, le suivi des plaintes de parents et le suivi des demandes d’accès à l’information en conformité avec les dispositions légales qui régissent ce processus.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience :

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire, ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Connaissances pratiques :

Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.

Exigences particulières :

  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
  • Avoir une excellente maîtrise de l’utilisation des plateformes permettant la tenue de réunion à distance comme (Teams, etc.);
  • Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur d’Internet et son courrier électronique;
  • Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion (Paie, Dofin, Achat Windows);
  • Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
  • Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
  • Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
  • Démontrer un très grand souci du détail et de la précision;
  • Avoir des connaissances juridiques sera considérées comme un atout.

Les candidates et candidats devront avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité – Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Les employés ayant un intérêt pour cette fonction, mais qui ne possèdent pas toutes les qualifications requises sont invités à poser leur candidature. Ils pourront être considérés si aucun candidat qualifié n’est retenu.

TAUX DE TRAITEMENT : de 20,98 $ à 24,22 $ l’heure selon les qualifications.

LES PERSONNES INTÉRESSÉES doivent faire parvenir leur offre de service au Service des ressources humaines  ou au Centre de services scolaire des Découvreurs, Service des ressources humaines, 100-945, avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2 – CONCOURS 20-21-85. 

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

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