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Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s’associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Maison Manuvie - Bureau

Type de poste : Salarié

DES DÉFIS À LA HAUTEUR DE VOS TALENTS!

Dans l’exercice de vos fonctions, vous assurez le service à la clientèle et la coordination des événements du centre de conférences, du lounge et hall d’entrée de Maison Manuvie. Vos principales responsabilités incluent :

Relations clients :

  • Superviser et faire respecter les règlements du centre de conférence de Maison Manuvie auprès des locataires, des fournisseurs et coordonner les visites des lieux;
  • Coordonner et maintenir à jour le calendrier des événements sur le logiciel de réservation en ligne, préparer la logistique hebdomadaire et effectuer les appels de services pour assurer le suivi de la répartition;
  • Produire la logistique et les plans d’aménagement, effectuer le suivi auprès des équipes techniques pour l’organisation et l’entretien des espaces ainsi que produire l’affichage nécessaire à la demande du locataire;
  • Assister les utilisateurs pour la gestion des évènements du centre de conférence;
  • Coordonner l’exécution des appels de service reliés au centre de conférence avec les divers départements du bâtiment;
  • Exécuter le service de technicien en audiovisuel lors d’une conférence d’un locataire;
  • Exécuter les ajustements nécessaires au logiciel de réservation du centre de conférence en collaboration avec le fournisseur du logiciel;
  • Coordonner la maintenance de l’équipement audio-visuel (appel de service, mise au point, etc.) du centre de conférence;
  • Assister les locataires pour l’utilisation de l’équipement audio-visuel du centre de conférence;
  • Coordonner et gérer les divers services de télécommunication du centre de conférence;
  • Répondre aux questions des locataires en ce qui a trait au centre de conférence;
  • Épauler les gestionnaires du bâtiment dans l’établissement, la mise au point et la mise en place des procédures et règlements du centre de conférence;
  • Coordonner et faire le pont entre les fournisseurs et le gestionnaire (Spectech) du réseau TI de Maison Manuvie;
  • Coordonner les demandes de tournage à Maison Manuvie;
  • Coordonner les évènements locataires au hall d’entrée principal;
  • Assister les gestionnaires et ses fournisseurs du réseau TI de Maison Manuvie lorsqu’il y a des manœuvres physiques ou quand il y a des alarmes sur le réseau du bâtiment (un atout);
  • Agir à titre d’expert et épauler les gestionnaires du bâtiment dans la gestion et l’utilisation des équipements de télécommunication du bâtiment (un atout).

Administration:

  • Assurer l’entretien et les réparations des équipements et de l’inventaire en participant activement aux soumissions pour l’achat d’équipement et en négociant les ententes avec les fournisseurs sélectionnés;
  • Participer activement au processus d’élaboration des projets de réfections des espaces et coordonner l’horaire des travaux avec les fournisseurs et contracteurs attitrés;
  • Effectuer les appels de services pour le nettoyage des nappes avec le nettoyeur attitré et assurer la logistique d’entreposage et de la manutention;
  • S’assurer que la facturation des fournisseurs TI reflète les services rendus;
  • Effectuer les suivis auprès des traiteurs pour obtenir les documents pertinents lors d’événements (i.e. Permis d’alcool, formulaires de rappel des procédures et de l’état des équipements après l’événement);
  • Effectuer la facturation des événements dans le lobby et les tournages;
  • Préparer les bons de commande et les documents nécessaires aux paiements des factures des fournisseurs pour tous les achats;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.

CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES

  • DEP ou autre formation jugée pertinente;
  • AEC en Gestion d’événements et de congrès, AEC Événement spéciaux ou AEC en Tourisme et organisation d’événements (un atout);
  • De 2 à 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine du multimédias et/ou de la coordination d’événements spéciaux;
  • Connaissances approfondies des équipements technologiques d’un bâtiment intelligent et d’un centre de conférence à la fine pointe de la technologie;
  • Souci du détail et excellent service à la clientèle;
  • Capacité démontrée à établir et entretenir des relations d’affaires de qualité;
  • Esprit d’équipe et désir marqué d’amélioration continue de la qualité;
  • Autonomie, sens élevé de l’organisation, de planification et de gestion d’échéanciers multiples;
  • Excellent français et anglais parlé et écrit;
  • Maîtrise des logiciels MS Office, Condeco;
  • Connaissance du logiciel MS Visio, Le Bon Registre, Basware, Tesira, Cisco SX80 et Solstice Pod
  • Entregent et dynamisme;
  • Être en mesure de travailler occasionnellement en soirée et/ou le samedi et dimanche en fonction du calendrier des événements.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!Vous avez tout à gagner!

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.


Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.

Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$64 billion in real estate assets as at December 31, 2019 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), one of Canada's leading institutional fund managers. For more information: ivanhoecambridge.com.

Department : Maison Manuvie - Office

Position type : Salaried

SPECIFIC ACCOUNTABILITIES

In this role, you will be responsible for customer service and event coordination for the Maison Manuvie conference centre, lounge and lobby. Main duties are as follows:

Client relations:

  • Ensure clients and suppliers comply with Maison Manuvie conference centre rules and coordinate on-site visits;
  • Coordinate and regularly update the event calendar in the online scheduling system; attend to weekly logistics, make service calls and follow up on dispatched tasks;
  • Oversee logistics and setup plans; follow up with technical crews with regard to the organization and maintenance of spaces and the production of the required signage as requested by the client;
  • Assist conference centre users with event management;
  • Coordinate service calls for the conference centre in conjunction with various departments within the building;
  • Liaise with the audiovisual technician to provide assistance to tenants during a conference;
  • Make the necessary adjustments to the conference centre scheduling system in collaboration with the software provider;
  • Coordinate the maintenance of the audiovisual equipment in the conference centre (service calls, upgrades, etc.);
  • Assist tenants in using the audiovisual equipment in the conference centre;
  • Coordinate and manage the various telecommunications services in the conference centre;
  • Answer tenants’ enquiries about the conference centre;
  • Support building managers in setting up, implementing and improving conference centre rules and procedures;
  • Coordinate and act as the go-between for suppliers and the IT network manager (Spectech) for Maison Manuvie;
  • Coordinate requests to use Maison Manuvie for location shoots;
  • Coordinate tenant events in the main lobby;
  • Assist Maison Manuvie managers and IT suppliers in physical assistance or other items as required, or in responding to alarms in the building network, an asset;
  • Provide consulting services and support to building managers in the use and management of telecommunications equipment, an asset.

Administration:

  • Oversee the maintenance and repair of equipment and inventory items and play an active role in soliciting bids for equipment purchases and negotiating agreements with selected suppliers;
  • Play an active role in defining space renovation projects and coordinating work schedules with suppliers and contractors;
  • Arrange with the designated cleaning company to have tablecloths laundered and oversee storage and maintenance;
  • Check IT suppliers’ invoices to make sure they accurately reflect the services rendered;
  • Follow up with caterers to obtain the required paperwork for various events (i.e., liquor permits, procedure checklists, post-event equipment checks);
  • Issue invoices for events held in the lobby and location shoot fees;
  • Prepare purchase orders and other documents required to pay suppliers’ invoices;
  • Carry out any other related tasks requested by the immediate supervisor or required as part of the job.

KEY REQUIREMENTS

  • Diploma of vocational studies (DVS) or other relevant professional training;
  • Attestation of collegial studies (ACS) in event and conference management, special events or tourism and event planning, an asset;
  • Two to three years of relevant experience in multimedia production and/or special event coordination;
  • In-depth knowledge of smart building technology and state-of-the-art conference centre facilities;
  • Attention to detail and strong customer service mindset;
  • Proven ability to establish and maintain quality business relationships;
  • Team spirit and commitment to continuous quality improvement;
  • Self-motivated with strong organizational, planning and multitasking skills;
  • Excellent spoken and written French and English;
  • Proficiency in Microsoft Office and Condeco;
  • Knowledge of Microsoft Visio, the Good Register (TGR), Basware, Tesira, Cisco SX80 and Solstice Pod;
  • Outgoing and dynamic;
  • Availability to work occasional evenings and/or weekends for scheduled events.

If you are interested in this challenge, please submit your resume.You have everything to gain!

When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge into the ranks of 100 Top Employers in Canada.

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