VUE D’ENSEMBLE : 

Le/la coordonnateur(trice) des événements et des communications : 

  • Gère l’administration et de la logistique à l’appui du président-directeur général et de l’adjointe administrative. Elle est responsable de la coordination d’environ 30 événements par an dont le taux de participation varie entre 30 et 350 participants; 
  • Anticipe les besoins des projets, discerne les priorités de travail, et respecte les délais avec peu de supervision, et, à l’occasion, est prête à travailler le soir;
  • Offre un service à la clientèle exceptionnel à nos membres et partenaires, est une professionnelle enthousiaste, et est en mesure d’établir des relations avec les clients internes et externes.
  • Assure le rayonnement de l’organisme sur les réseaux sociaux, dans les médias et par l’entremise de notre site web.

 

PLANIFICATION ET PRODUCTION DES ÉVÉNEMENTS : 

  • Aide les négociations pour les contrats d’espace et livre un espace événementiel, organise des besoins alimentaires et boissons, commande des fournitures et de l’équipement audiovisuel, les enseignes pour les événements et assure d’avoir des décors appropriés (fleurs, nappes de tables, couleurs, etc.) pour répondre aux attentes de qualité de la Chambre;
  • Aide à la préparation des budgets et des rapports d’étape périodiques pour chaque projet d’événement;
  • Coordonne le calendrier des événements;
  • Assure le suivi du budget alloué par événement, y compris les demandes de chèques, facturation et la préparation des rapports, au besoin;
  • Recueille les informations suivant chaque projet afin d’améliorer la qualité des événements dans le futur (post-mortem); 
  • Mène des recherches pour prendre des décisions sur les possibilités d’événements;
  • Crée et révise des plans de salle pour chaque événement.
  • Propose de nouvelles idées pour améliorer la planification des événements et le processus de mise en œuvre;
  • Aide à la gestion de la production et de nettoyage sur place pour les événements, si nécessaire.
  • Prépare les matériaux nécessaires pour les événements (discours, déroulements, présentations visuelles, programmes, cahiers, emballages, sacs-cadeaux, listes d’inscriptions, etc.);
  • Gère le déroulement de l’événement sur place;
  • Fait la promotion des événements via des invitations aux membres et la création des pages d’événements sur le site Internet et les réseaux sociaux; 
  • Fermer tous les événements selon les besoins; 
  • Autres tâches reliées directement à la planification et la production des événements.

 

COMMUNICATIONS : 

Site Internet

  • Rédiger et tenir à jourle contenu du site Internet (en français et en anglais); 
  • Assurer l’optimisation du site Internet d’un point de vue de l’organisation des pages, la présentation visuelle et du fonctionnement général du site;
  • Mettre en place les meilleures pratiques de marketing numérique, en collaboration avec notre partenaire officiel de marketing numérique.

Relations avec les médias

  • Rédiger en français et en anglais des communiqués de presse en lien à toute nouvelle pertinente (enjeux dans l’ouest de l’île de Montréal, services ou événements de la CCOIM, nouvelles de nos membres et partenaires, etc.);
  • Préparer et envoyer des avis de convocation aux médias et effectuer les suivis;
  • Développer et maintenir de bonnes relations avec les membres-clés des médias.

Communications aux membres

  • Préparer et envoyer les communications hebdomadaires aux membres, en collaboration avec la coordonnatrice des événements.

 

LE CANDIDAT/LA CANDIDATE IDÉAL(E) : 

  • Possède une formation en événementiel, communications, relations publiques ou toute autre discipline jugée pertinente;
  • Compte 3 à 5 ans d’expériencepertinente dans la coordination d’événements et des communications; 
  • Maîtrise le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit;
  • A une très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher);
  • A une bonne connaissance deMailChimp, Survey Monkey, WordPress et des médias sociaux (atouts); 
  • Est autonome, a de l’entregent, est dynamique et très organisé(e); 
  • Travaille bien sous le stress où les échéances sont parfois serréeset où des imprévus peuvent survenir; 
  • Est à l’aise de gérer plusieurs projets et priorités en même temps; 
  • Le/la candidat(e) doit posséder une voiture et un permis de conduire valide.

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