Cette offre d'emploi est fermée, il n'est pas possible de postuler.
DESCRIPTION
 
COVID-19
Compte tenu du contexte exceptionnel que nous vivons en ce moment, des mesures ont été mises en place afin de prévenir la propagation de la COVID-19. Notamment, s'il y a lieu, les entrevues se feront par vidéoconférence ou par téléphone.
 
Espace pour la vie réunit sur un même site le Biodôme, l’Insectarium, le Jardin botanique et le Planétarium Rio Tinto Alcan, les quatre musées en sciences de la nature de Montréal. Ensemble, ces institutions prestigieuses forment le plus grand complexe muséal en son genre au Canada; un important pôle de biodiversité actif et ouvert sur le monde, en milieu urbain. Avec plus de deux millions de visiteurs chaque année, dont 600 000 jeunes, Espace pour la vie est aussi l’un des principaux pôles d’attraction de la métropole.  
 
VOS DÉFIS
Vous êtes le(la) collaborateur(trice)  du directeur de Service -  Espace pour la vie dans la coordination et la vérification de la qualité des diverses tâches de soutien administratif et de secrétariat nécessaires à l'organisation des activités et le suivi des dossiers ou mandats relevant de l'autorité du directeur de Service. À cette fin, vous coordonnez le travail, vous établissez les liens fonctionnels avec les intervenants impliqués dans le suivi des dossiers et mandats de la direction et vous assurez le respect des politiques, des procédures et des normes applicables.  Vous offrez également un soutien ponctuel à la direction de l’exploitation.

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
  • Assister le directeur de Service dans l'évolution de divers mandats ou dossiers et en effectuer le suivi auprès des intervenants concernés.
  • Assurer la planification et l'organisation administrative de cette direction, régler les questions complexes et litigieuses pouvant en affecter le bon déroulement.
  • Analyser, vérifier les dossiers administratifs et décisionnels avant la présentation aux instances décisionnelles et voir à faire apporter les correctifs appropriés. Obtenir de sources diverses les documents additionnels à la bonne compréhension des dossiers. Assurer le respect des échéanciers.
  • Choisir et recommander les méthodes de travail ainsi que les actions ou interventions nécessaires à la réalisation des activités dans le respect des différentes politiques, directives et normes applicables.
  • Recevoir, filtrer et acheminer les requêtes soumises à la direction de premier niveau. Identifier les urgences et les priorités. Effectuer le traitement des demandes relevant de votre compétence. Intervenir auprès des instances concernées afin d'obtenir les informations pertinentes et faire apporter les correctifs dans le respect des politiques et directives en vigueur.
  • Organiser et coordonner des comités, réunions ou rencontres ponctuelles et statutaires tout en s'assurant de l'organisation matérielle. Dresser les procès-verbaux et assurer le suivi.
  • Analyser la correspondance et en dégager les actions, assurer le suivi et exercer le contrôle nécessaire auprès des personnes concernées.
EXIGENCES
 
Scolarité
Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou son équivalent reconnu.
 
Expérience
Posséder deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi tel que secrétaire de direction ou adjoint(e) de direction.
 
Notes additionnelles
Étant donné l'accessibilité à des informations confidentielles et la nature du poste, vous devez faire preuve d’une grande discrétion. Vous faites le suivi des mandats du directeur. Vous devez faire preuve de proactivité et être capable d'anticiper les situations. Vous êtes à l’aise dans un contexte de changement et avez une grande capacité d’adaptation. Vous avez la capacité de transiger avec des nombreux intervenants en même temps et vous vous assurez d'obtenir leur collaboration. Vous pourriez avoir à travailler au-delà des heures normales de travail. La connaissance de l’anglais parlé et écrit de niveau intermédiaire et des logiciels de la suite Microsoft Office et Google ainsi que des applications Kronos et gestion des dossiers décisionnels (GDD) est souhaitable.
Remarques

Horaire flexible en vigueur : 70 heures par deux semaines (jours ouvrables : du lundi au vendredi)

Lieu : 4101, rue Sherbrooke Est 

Cet affichage vise à pourvoir un (1) poste permanent de secrétaire de direction - directeur de premier niveau en création. Cet affichage pourrait donner lieu à une qualification.

Vous devez fournir le diplôme approprié lors de la postulation en ligne, sans quoi, votre dossier sera considéré incomplet.

Précision pour les employé(e)s qui sont nommé(e)s dans un poste de promotion ou en vue de la permanence : 
Les fonctionnaires qui n'ont pas complété leur période d'essai dans un poste de promotion ou en vue de la permanence ne peuvent soumettre leur candidature dans le cadre du présent affichage, à moins de joindre l'autorisation écrite de leur supérieur(e) immédiat(e).

ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI

La Ville de Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Veuillez nous faire part de tout handicap qui nécessiterait des arrangements spéciaux adaptés à votre situation advenant que vous soyez invité(e) à un processus d'évaluation. Soyez assuré(e) que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

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