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Supérieur immédiat
Adjoint au directeur de département - gestion administrative
Hélène Chatillon
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.

Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.

Sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne titulaire du poste, en collaboration avec le Service des communications et des relations publiques et avec le Service du recrutement de Polytechnique, propose, développe, publicise et coordonne les activités de promotion et de rayonnement du département de génie chimique. Afin d'attirer et de fidéliser les étudiantes et étudiants à tous les cycles, elle soutient les activités étudiantes, établit et développe un réseau de contacts avec nos finissantes et finissants, nos anciennes étudiantes et anciens étudiants, et l'Alma Mater du département. Elle participe au développement d'activités permettant d'expliquer au grand public le rôle du génie chimique dans la société. Elle travaille en étroite collaboration avec différents intervenants et intervenantes internes et externes dans le cadre de ses fonctions. Elle rédige, révise et met à jour la documentation institutionnelle et promotionnelle se rapportant aux programmes du département. Publicise les activités de promotion et de rayonnement du département. Fournit un appui organisationnel dans divers dossiers et activités et effectue d'autres tâches, projets ou mandats qui lui sont confiés.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
  • En collaboration avec la personne responsable du comité de communication du département, le Service des communications et des relations publiques et le Service du recrutement, elle développe, planifie, organise, coordonne, participe et évalue les activités de promotion et de rayonnement du département (p.ex. les journées d'accueils, les journées portes ouvertes, les activités de promotion du département etc.). Recherche, propose et développe de nouvelles idées d'activités et d'outils visant à attirer ou fidéliser les étudiants. Collabore à l'établissement du calendrier annuel des activités de promotion et de rayonnement du département;
  • Assure la liaison entre le département et les comités étudiants pour les activités relatives à la promotion et au rayonnement du département et voit à leur participation lors de ces activités. Maintient des communications régulières avec différents organismes et entretient des relations étroites avec ces derniers. Voit au développement d'un réseau de contacts avec les anciens étudiants et les partenaires industriels;
  • Rédige, révise et met à jour la documentation institutionnelle et promotionnelle se rapportant aux programmes du département. En collaboration avec le Service des communications et des relations publiques s'assure de la validité et de la qualité des contenus. Publicise à l'aide de différents médias (p.ex. site Web, médias sociaux, télévision du département etc.), les activités de promotion et de rayonnement du département;
  • Fournit du soutien au niveau évènementiel lors de différentes activités (p.ex. visites guidées, congrès, stages, conférences, séminaires, activités thématiques ponctuelles, stages en laboratoires etc.);
  • De façon proactive, se tient à l'affut des nouveautés et des tendances touchant les étudiants d'aujourd'hui (p. ex. médias sociaux) et partage ses connaissances avec le Service des communications et des relations publiques dans la recherche de nouveaux leviers pour soutenir les étudiants;
  • Effectue d'autres tâches, projets ou mandats connexes qui lui sont confiés par ses supérieurs immédiats.
EXIGENCES
Scolarité
  • Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente (p. ex. : communication, marketing, administration, éducation ou autre).
Expérience
  • Posséder trois (3) années d'expérience dans des fonctions reliées au soutien promotionnel, à la gestion de projets, à l'organisation d'événements ou aux communications.
Aptitudes et qualités recherchées
  • Maîtriser le français parlé et écrit et avoir une bonne connaissance de l'anglais.
  • Démontrer des aptitudes marquées pour le travail d'équipe et une capacité d'écoute reconnue auprès d'une diversité d'intervenants (p.ex. étudiants, professeurs et différents services de Polytechnique).
  • Faire preuve d'excellentes habiletés relationnelles, d'une orientation client, d'autonomie et de créativité.
  • Capacité à coordonner de front plusieurs projets avec des échéances.
  • Capacité d'évaluer et de gérer les priorités en contexte de stress.
Autres
  • Avoir travaillé dans le milieu universitaire ou de l'éducation.
  • Possède des connaissances avancées en bureautique dans un environnement Windows et est très à l'aise avec les outils électroniques, notamment les médias sociaux; très bonne connaissance de logiciels tels Photoshop et InDesign.
RÉMUNÉRATION
Selon la politique salariale s'appliquant au personnel d'encadrement administratif de l'École Polytechnique, classe 10 (53 384 $ à 90 386 $) (évaluation provisoire).
Durée et/ou horaire de travail
Temps complet : 4 jours semaine.
Durée du mandat : 12 mois (à titre indicatif).
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