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SOMMAIRE DU POSTE

No de référence interne : 19-20-62-IR

Lieu de travail :

Québec

Horaire de travail :

35 heures/semaine de jour

Du lundi au vendredi

Selon les dispositions prévues à la

convention collective

Salaire :

Classe F dans une échelle de salaire se situant entre 23,28 $ et 36,52 $ l’heure

Statut de l’emploi :

Statut de l’emploi :

Remplacement 1 an - Poste syndiqué

PROFIL :

Adjoint(e) de direction

SECTEUR DE TRAVAIL

Service des communications

CONTEXTE

Responsable de l’image de marque de l’ENAP et du rayonnement de ses activités et de ses réalisations, le Service des communications planifie, coordonne et évalue les activités de communications institutionnelles auprès des publics internes et externes. Les activités sont de l’ordre de l’information, de la promotion, des relations avec les médias, auxquelles s’ajoutent les activités événementielles et les services-conseils aux directions de l’École.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Travaillant en étroite collaboration avec la directrice du Service des communications, la personne titulaire assiste cette dernière pour l’organisation administrative de l’unité. Elle assure la partie logistique des événements institutionnels dont la collation des grades. Elle agit comme personne-ressource auprès des directions et services et comme gardienne des procédures administratives.

  • Effectue des recherches et des analyses, repère les problématiques et leurs causes et propose des solutions.
  • Collige, codifie et analyse des données et des statistiques liées à sa tâche.
  • Rédige ou collabore à la rédaction de normes, de procédures et d’outils de gestion.
  • Assume l’exploitation et le maintien des systèmes et des fichiers.
  • Assure le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers.
  • Collabore avec divers intervenants et réalise des tâches administratives.
  • Assiste la gestionnaire dans l’élaboration de politiques et de procédures liées au développement de l’organisation.
  • Agit à titre d’intermédiaire entre les unités en leur fournissant les informations pertinentes.
  • Participe à l’accueil, à l’accompagnement, à l’entraînement et/ou à la formation du nouveau personnel.
  • Peut être appelée à coordonner le travail d’autres personnes occupant des emplois de nature similaire et à initier au travail ce personnel.

Plus précisément, vous serez amené à :

  • Assister la directrice et assurer le suivi des différents documents pour tout ce qui a trait à la gestion administrative du Service et voir au respect des échéanciers (correspondance, demandes de paiements, outil de travail collaboratif, contrats, procédures, etc.).
  • Assurer la partie logistique de la collation des grades et d’autres événements institutionnels et agir à titre de personne-ressource auprès des participants.
  • Tenir quotidiennement à jour la revue de presse de l’ENAP sur l’intranet, amasser l’information, faire une veille médiatique et produire des rapports statistiques.
  • Gérer les demandes de production des cartes professionnelles et assurer les étapes de production, jusqu’à la livraison du produit.
  • Gérer les objets promotionnels (inventaires, commandes, production, liens avec les fournisseurs, etc.).
  • Gérer les boîtes courriel liées au Service.
  • Collaborer à l’intégration et à la mise à jour de contenus sur les plateformes numériques.
  • Prendre contact et assurer les suivis avec des fournisseurs du Service pour la réalisation d’outils de communication.

EXIGENCES

Scolarité

Diplôme d’études collégiales (DEC) technique en bureautique, en administration ou dans une discipline pertinente

Expérience

Au moins cinq années d’expérience pertinente

Expérience en gestion événementielle, considérée comme un atout

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Autonomie, rigueur et initiative
  • Excellent service à la clientèle
  • Capacité d’analyse et de jugement
  • Capacité à travailler dans un contexte complexe et changeant
  • Bon sens des priorités
  • Bonne gestion du stress et de la pression
  • Capacité à collaborer et à travailler en équipe
  • Axé sur les résultats
  • Maîtrise du français
  • Maîtrise de la suite Office, tout particulièrement Excel

AVANTAGES SOCIAUX

  • Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la première année selon la date d’embauche
  • Congés de maladie et congés sociaux
  • Horaire d’été allégé
  • Assurances collectives
  • Régime de retraite à prestations déterminées

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION

Dès que possible

DÉPÔT DE VOTRE CANDIDATURE

Les personnes intéressées par ce poste sont priées de transmettre leur candidature accompagnée d’un curriculum vitae, en mentionnant le numéro de référence, avant 18 février 2020 à 17 h :

Au Service des ressources humaines

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature;  seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

 

L’ENAP SOUSCRIT À UN PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ (groupes visés : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, autochtones, personnes handicapées

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