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BOB SE CHERCHE UN OU UNE CHEF DE BUREAU

Le ou la chef de bureau est le reflet de la personnalité de l’agence. Polyvalente, proactive et débordante d’énergie, cette personne est au cœur des activités de tous les jours. Et chez Bob, on n’a pas peur de se dépasser!

Possédant un ensemble unique de compétences, le ou la chef de bureau est principalement responsable du soutien administratif. Les joueurs clés de son équipe : ses collègues des ressources humaines, des finances, ainsi que de la direction. Partenaire indispensable, il ou elle veille à ce qu’une bonne ambiance règne dans notre milieu de travail. L’un de ses principaux objectifs est de travailler en équipe pour s’assurer du bien-être général des employés de l’agence.

Si vous recherchez un environnement de travail stimulant, si vous adorez le contact avec les gens et si vous avez une bonne humeur contagieuse, c’est votre chance de devenir un ou une Bob!

RESPONSABILITÉS

  • Assurer un accueil personnalisé aux visiteurs (clients, invités, fournisseurs, etc.)
  • Coordonner les opérations et la vie d’agence
    • Coordonner diverses activités courantes (déjeuners, dîners du chef, massages, 4 à 6)
    • Coordonner l’aménagement, la préparation et l’entretien des salles de conférence et des locaux de l’agence en général
    • Coordonner les activités spéciales et les événements de Bob (activités de mise en forme, party de Noël, midi-conférence etc.)
    • Coordonner les communications internes
    • Gérer les appels, la distribution du courrier et les envois divers
    • Effectuer les achats administratifs (épicerie, fournitures de bureau, etc.)
  • Offrir un appui à l’équipe des ressources humaines et des finances
    • Participer à la coordination de l’intégration et de la formation des nouveaux employés
    • Contribuer à la gestion du calendrier des absences et des vacances
    • Fournir un soutien pour la coordination des entrevues et le suivi des candidatures
    • Effectuer la saisie de bons de commande
    • Gérer la facturation du service langagier
    • Assurer d’autres tâches administratives connexes
  • Offrir un appui à la direction
    • Être à l’écoute des associés et anticiper leurs besoins
    • Faire le suivi de la correspondance et répondre à certaines demandes téléphoniques et écrites

QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Personnalité avenante, chaleureuse
  • Bonne aptitude pour le service à la clientèle
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Autonomie, débrouillardise et proactivité
  • Habileté à gérer plusieurs tâches simultanément
  • Polyvalence et bonne gestion des priorités

EXIGENCES :

  • Formation pertinente en secrétariat, en administration ou en communication
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Maîtrise du français et de l’anglais (parlés et écrits)
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