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Secteur d’activité : Administration

Mise à jour : Juillet 2019

Relève de : Direction générale

RAISON D’ÊTRE DU POSTE :

La personne titulaire du poste agit comme responsable de l’accueil et des communications. Elle accueille les familles et les partenaires et les informe. Elle soutient aussi l’éducateur ou l’éducatrice à la halte-garderie durant les dîners et les pauses.

FONCTIONS CLÉS DU POSTE :

Effectue les tâches administratives 60%

Agit comme réceptionniste 30%

S’implique dans la vie sociale de l’organisme 10%

DESCRIPTION DES FONCTIONS CLÉS :

Effectue les tâches administratives

  • Rédige divers documents et en réalise la mise en page ;
  • Rédige diverses communications des activités de l’organisme à partir des consignes émises par le directeur ;
  • Publie certaines communications sur les sources d’affichage (ex. site internet, les médias sociaux et sur la liste d’envoi, journaux) ;
  • Met en page la programmation et réserve les locaux ;
  • Tient à jour la liste des membres et communique avec ceux-ci selon les besoins de l’organisme ;
  • Établit et maintient un système de classement efficace pour les dossiers physiques et électroniques;
  • Procède à l'entrée de données statistiques et en produit les rapports ;
  • Affranchit, expédie et va chercher le courrier.

Agit comme responsable de l’accueil aux familles

  • Assure une présence sur les lieux selon les heures d'ouverture de l'organisme;
  • Accueille les familles et les partenaires par une approche souriante, chaleureuse et toujours à l'écoute des besoins et des questions de chacun ;
  • Répond au téléphone, prend les messages vocaux et courriels et les traite dans un délai raisonnable ;
  • Effectue divers suivis téléphoniques et suivis par courriel à la demande de la direction;
  • Prend les inscriptions aux activités et confirme les ateliers aux participants inscrits.

S’implique dans la vie sociale de l’organisme

La titulaire du poste, s’implique dans la vie corporative et sociale de l’organisme au travers de ses fonctions d’adjointe administrative et de réceptionniste.

  • Est attentive aux besoins des familles et les transmets à l'équipe de travail ;
  • Favorise la participation des familles aux activités;
  • Peut être appelée à effectuer l’accueil lors des activités d'autofinancement ou des activités sociales de l’organisme, à la demande de la direction ;
  • Participe à la réunion d'équipe et aux différents comités internes ;
  • Effectue toutes tâches selon les demandes, afin de répondre aux besoins prioritaires de l'organisme.

FORMATIONS, EXPÉRIENCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES PERSONNELLES REQUISES

  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
  • Sens de l'organisation, professionnalisme, discrétion et entregent ;
  • Autonomie et sens de l’initiative ;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps;
  • DEP en secrétariat ou bureautique ou formation pertinente (un atout);
  • Expérience dans un poste de réceptionniste (un atout);
  • Excellente maîtrise de la suite Office et la suite Google (un atout)
  • Connaissance de logiciels comme Wordpress, Canva et des médias sociaux (un atout).

Autres exigences du poste

  • Détenir un certificat de bonne conduite ou accepter une vérification d’antécédents judiciaires ;
  • AFIN DE SE RENDRE ADMISSIBLE À CET EMPLOI : TOUTE PERSONNE DOIT OBLIGATOIREMENT OBTENIR UNE LETTRE D'ADMISSIBILITÉ À LA SUBVENTION SALARIALE À SON CENTRE LOCAL D'EMPLOI.

CONDITIONS

Début de l’emploi : Semaine du 2 septembre 2019

30 semaines, 30 heures par semaine.

Salaire de 12.50$/ heure

Entrevues entre le 22 et le 30 août.

Seuls les candidats retenus seront contactés.

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