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1. RÔLE : Sous la supervision de la directrice provinciale, développement philanthropique de Leucan région Québec, l’adjoint(e) administratif (ive), en appui au développement philanthropique et à la direction, assume différentes tâches administratives reliées à la gestion générale du bureau. Il assiste l’équipe du développement philanthropique et la directrice, lors des événements et activités-bénéfices.

2. Activités / responsabilités

2.1. Réception et secrétariat                                            

  • Effectuer le travail général de secrétariat incluant l’accueil, la réception des appels, le classement, la correspondance, la réservation d’hôtels, etc. ;
  • Assurer la standardisation des documents de communication ;
  • Assurer un soutien aux collègues lors de la préparation des différents fichiers électroniques ;
  • Préparer les documents relatifs aux différents comités ou réunions, assurer la logistique et produire les comptes rendus ;
  • Produire différents rapports statistiques ;
  • Être en charge du classement, de l’archivage, de la correction, de la mise à jour et de la standardisation des différents fichiers de données ;
  • Assurer le bon fonctionnement du matériel de bureau ;
  • Assurer le bon fonctionnement et la mise à jour du système téléphonique et des sauvegardes informatiques ;
  • Offrir un soutien informatique aux membres de l’équipe ;
  • Assurer l’achat et l’approvisionnement du matériel de bureau et lorsque nécessaire, effectuer diverses courses ;
  • Assurer le suivi des feuilles de temps (envoi de rappel) ;
  • Aider au besoin à l’entrée des écritures comptables et la conciliation bancaire ;
  • Assurer le suivi des codes du système d’alarme et des clés ;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

2.2. Soutien aux événements et activités                                              

  • Coordonner et tenir à jour les inscriptions (internet et fichiers électroniques) ;
  • Informer les participants sur les activités ;
  • Préparer et faire parvenir aux participants l’information et le matériel nécessaire aux activités de collecte de fonds ;
  • Préparer et consigner le matériel ;
  • Assurer le suivi des sommes à percevoir et récupérer le matériel en consignation.
  • Coordonner les paiements ;
  • Préparer l’envoi des diverses invitations, remerciements et documentation ;
  • Préparer les horaires de participation et confirmer les présences ;
  • Préparer la documentation nécessaire à l’accueil et au déroulement des activités ;
  • Assurer une présence (accueil, transactions financières, support aux bénévoles, etc.) lors des activités majeures ;
  • Chapeauter l’équipe de bénévoles au décomptage lors des activités ;
  • Soutenir les chargés de projets dans la coordination des activités de collecte de fonds ;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

3. EXIGENCES

3.1 Critères tangibles (qualifications)

  • Formation: Diplôme d’études collégiales en administration ou bureautique (toute autre formation jugée pertinente sera considérée)
  • Expérience : 5 ans reliés à l’emploi
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Excellente maîtrise du français à l’orale et à l’écrit
  • Très bonne capacité de rédaction
  • Connaissance de l’anglais (un atout)
  • Connaissance du logiciel Avantage (un atout)

3.2 Critères intangibles (habiletés et attitudes)

  • Grand sens du service à la clientèle
  • Sens des responsabilités, organisation, autonomie et initiative
  • Capacité à travailler sous pression, de gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Capacité à gérer ses priorités et à travailler en équipe
  • Entregent, discrétion, flexibilité
  • Connaissance de la réalité d’un OSBL, (un atout)
  • Être disponible pour des activités de soir et de fin de semaine
  • Essentiel : Posséder une voiture

Veuillez nous faire parvenir une lettre de présentation et votre CV par courriel avant le vendredi 16 août, à l’attention de Magalie Odnéus.

Nous vous remercions de l’intérêt porté envers Leucan. Veuillez noter que nous

communiquerons seulement avec les candidats qui seront retenus.

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