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RÔLE

Relevant de la gestionnaire exécutive de création, le/la coordonnateur/trice est responsable d’agir comme personne ressource dans l’organisation quotidienne des activités de création

TÂCHES

  • Assister les producteurs à la création dans les bookings hebdomadaires;
  • Assister aux rencontres de ressources;
  • Approuver l’ensemble des heures administratives hebdomadaires;
  • Centraliser les demandes d’absences et les faire approuver auprès des gestionnaires;
  • Communiquer les absences du mois courant à venir tous les mardi en prévision des demandes de ressources;
  • Réviser les rapports RH tous les mois et communiquer les soldes au début et à la mi année;
  • Assurer la complétion des feuilles de temps de l’équipe;
  • Complétion des feuilles de temps de certains directeurs;
  • Participer à l’organisation de meetings.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

  • Capable d’accomplir plus d’une tâche à la fois;
  • Planificateur hors pair;
  • Extrêmement organisé;
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles;
  • Diplomate;
  • Sait développer des relations de confiance avec ses collègues;
  • Joueur d’équipe;
  • Flexible, sait travailler sous pression;
  • Sensible aux détails;
  • Participe activement à l’application des solutions;
  • Créatif et inspirant;
  • Indépendant et proactif;
  • Connaît les différentes disciplines de la publicité et les enjeux liés à ce milieu.

EXIGENCES

  • Baccalauréat en communications, marketing ou tout autre domaine pertinent;
  • 1 à 2 ans d’expérience pertinente en agence;
  • Excellentes aptitudes de rédaction et de communication.

ROLE

Reporting to the Executive Director, Creative Services, the coordinator is responsible for acting as a resource person in the daily organization of creative activities.

TASKS

  • Assist the creative producers in weekly bookings;
  • Attend meetings between resources;
  • Approve all weekly administrative hours;
  • Centralize time-off requests and have them approved by the managers;
  • Communicate absences for the upcoming month each Tuesday in anticipation of requests for resources;
  • Review HR reports every month and communicate the balances at the beginning of the year and at the mid-year;
  • Ensure that the team’s time sheets are completed;
  • Complete certain directors’ time sheets;
  • Take part in organizing meetings.

SKILLS

  • Able to multi-task;
  • Exceptional planning skills;
  • Extremely organized;
  • Excellent interpersonal skills;
  • Diplomatic;
  • Knows how to develop trusting relationships with colleagues;
  • Team player;
  • Flexible and works well under pressure;
  • Detail-oriented;
  • Participates actively in applying solutions;
  • Creative and inspiring;
  • Independent and proactive;
  • Familiar with the various disciplines in advertising and the challenges related to this environment.

REQUIREMENTS

  • Bachelor’s degree in communications, marketing or other relevant field;
  • 1 or 2 years of relevant agency experience;
  • Excellent written and communication skills.
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