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Date limite de réception des candidatures : 30 juillet 2019
Date d’entrée en fonction : au plus tôt
Poste à temps plein – mandat d’un an renouvelable : 37,5h/s
Salaire : selon l’échelle salariale
Lieu de travail : Montréal

Ce poste, qui répond du Directeur du Centre de Création, assure la mise en marché et la location des espaces et assure le bon fonctionnement des événements dans les Studios ainsi que les événements spéciaux réaliser à l’extérieur de ces derniers.

Pour ce faire, il développe et loue les espaces et dirige les équipes qui coordonnent les événements ponctuels dans les Studios et à l’extérieur..

Gestion et consolidation du département des évènements dans les Studios

  • Recruter et coordonner les ressources humaines : gestion des horaires, transmission des demandes du client aux intervenants impliqués : coordonnateur technique, régisseur d’événements, traiteur;
  • Veiller à ce que les équipes placées sous sa supervision respectent les consignes, directives, procédures et règles de sécurité et de comportement en vigueur dans le cadre d’événement dans le Centre de création ;

Location des espaces et service à la clientèle

  • Négocier les contrats avec les clients, location d’espace, service traiteur, bar, animation artistique, etc. ;
  • Préparer les devis de location, transmettre les informations de facturation à la direction de l’administration et assure le suivi de la facturation auprès du client ;
  • Gestion des conflits entre les différents fournisseurs, entre le client et les fournisseurs ;
  • Superviser la portion artistique en collaboration avec les directeurs artistiques;
  • Suivi pour les assurances et les contraintes légales.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Répondre aux demandes d’informations générales, rédiger des propositions aux clients en collaboration avec la direction artistique et monter les budgets.
  • Participer à la recherche d’informations et de documents liés à la réalisation de projets ou d’évènements spéciaux.
  • Assurer le suivi de la production entre les différents intervenants et être la personne-ressource sur les évènements corporatifs.
  • Préparer et faire signer les ententes de service puis suivre les relations avec les clients au niveau de la facturation et des paiements.
  • Préparer et faire signer les contrats d’engagement des artistes puis assurer le suivi de la facturation et des paiements.
  • Gérer la logistique et la coordination pour l’hébergement, transport du matériel et déplacement des équipes.
  • Mettre à jour le tableau des personnes assurées participant aux projets ou évènements spéciaux.
  • Représenter la compagnie lors des évènements.
  • Veiller à l’organisation et à l’archivage de tout document relatif aux évènements spéciaux.

COMPÉTENCES ET HABILETÉS REQUISES

  • Expérience professionnelle de 5 ans dans la gestion d’événements;
  • Sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités ;
  • Capacité à prendre des décisions rapidement et à réagir dans des situations d’urgence ;
  • Capacité de travailler en équipe ;
  • Entregent, flexibilité, empathie, autorité ;
  • Maîtrise de la suite Office 365 et en particulier d’Excel ;
  • La connaissance de FileMakerPro est un atout ;
  • Intérêt marqué pour le mandat du Centre de Création des 7 Doigts ;
  • Français et anglais, parlé et écrit ;
  • Détenir un diplôme universitaire en gestion ou en communications, ou une combinaison de formation et d’expérience jugées équivalentes.

Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae par courriel avant le 30 juillet 2019. Ne pas téléphoner s.v.p. Seules les personnes retenues pour l’entrevue seront contactées

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