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SOMMAIRE DU POSTE

Responsable de préparer tous les documents liés à l’événement, s’occupe de la coordination avec les services des ventes et de l’établissement et avec le client pour garantir un service constant de haut niveau tout au long des étapes d’avant, pendant et d’après l’événement. Ce poste veille principalement aux événements de complexité moyenne. S’assure que leurs événements obtiennent un transfert homogène des ventes au service et de retour aux ventes. Cerne les occasions de maximiser les revenus par des améliorations liées à l’offre et à la vente de gamme supérieure pour créer des événements exceptionnels.

RESPONSABILITÉS

Gestion des activités et de la logistique d’événement

  • S’assure que les événements progressent de façon harmonieuse en suivant les procédures définies, en collaborant avec les employés et en garantissant l’exactitude des données.
  • Accueille le client durant l’événement et le réfère à l’équipe des activités d’événement pour l’exécution des détails.
  • Respecte les normes, les politiques et les procédures.
  • S’assure de l’exactitude des éléments de facturation et effectue des examens de factures avec les clients avant de traiter la facture définitive.
  • S’occupe des blocs de chambres de groupe et de l’espace pour les rassemblements pour des groupes attitrés de taille moyenne à grande.
  • Cerne les défis opérationnels concernant son groupe et détermine la meilleure façon de travailler avec le personnel de l’établissement et le client afin de résoudre ces défis ou de créer des solutions de rechange.
  • Exerce son jugement pour intégrer les tendances actuelles dans la gestion et la conception d’événements.
  • Agit comme intermédiaire entre le représentant commercial sur le terrain et le client tout au long du processus d’événement (avant, pendant et après).
  • Participe aux inspections du site avec le client et apporte son soutien au processus commercial, au besoin.
  • Accomplit toute autre tâche assignée pour répondre aux besoins commerciaux.
  • Demande des commentaires des services de l’établissement pour cerner les domaines d’amélioration afin de rehausser l’expérience du planificateur d’événement.

Garantit et fournit un service à la clientèle exceptionnel

  • Fournit un excellent service à la clientèle tout au long de l’expérience client et invite les autres employés à faire de même.
  • Responsabilise les employés pour fournir un excellent service à la clientèle.
  • Constitue un exemple positif pour les relations avec les invités.
  • Coordonne et communique verbalement et par écrit les détails de l’événement avec le client et le service des activités de l’établissement.
  • Révèle sa présence auprès du client en tout temps tout au long du processus.
  • Supervise ses expériences client à partir du transfert du dossier jusqu’à l’étape d’après l’événement jusqu’au transfert à nouveau vers les ventes.
  • Effectue un suivi par le biais d’une rencontre postévénement avec le client.
  • S’occupe des problèmes et des plaintes des invités.
  • S’en remet à son jugement personnel et à son expertise pour rehausser l’expérience client.
  • Demeure disponible pour régler les problèmes ou proposer des solutions de rechange aux ententes préalables.
  • Déploie des efforts pour améliorer constamment le service à la clientèle en intégrant les commentaires reçus et le jugement personnel aux plans d’action.
  • Met en relief la satisfaction de l’invité lors des réunions des services et se concentre sur une amélioration continue.
  • Interagit avec les invités pour obtenir leurs commentaires sur la qualité du produit et les niveaux de service.
  • S’assure que les employés rémunérés à l’heure comprennent bien les attentes et les paramètres des activités d’événements.

Direction d’équipes de gestion d’événements

  • Anime des réunions avant et après l’événement comme prescrit pour réviser/communiquer les besoins du groupe et pour obtenir des commentaires.
  • Préside des réunions formelles avant et après l’événement pour les groupes assignés de taille moyenne à grande.
  • Facilite les différentes réunions comme il/elle le juge nécessaire (réunion de commande d’événement de banquet, révision des blocs de chambres, etc.).

Soutien et coordination avec le service des ventes et du marketing

  • Apporte son aide au processus commercial et à la prévision des revenus pour les groupes de clients.
  • Propose une gamme supérieure de produits et de services tout au long du processus d’événements.
  • Estime les nuitées du groupe et les revenus de l’événement (service de traiteur et audiovisuel) pour ses groupes.

Réalisation d’activités liées aux ressources humaines

  • Prend connaissance avec les employés des fiches de commentaires et des résultats de satisfaction des invités.
  • Observe les comportements du service fourni par les employés et formule des commentaires aux personnes ou aux directeurs.
  • Apporte son aide dans le développement et la mise en place de plans de mesures correctives.
  • Fait preuve d’initiative en utilisant son expérience pour améliorer le rendement du service en fonction de son évaluation du problème et de sa résolution.
  • Collabore avec le personnel de l’établissement et les clients pour régler les défis opérationnels concernant son groupe.
  • Accomplit toute autre tâche assignée pour répondre aux besoins commerciaux.

COMPÉTENCES

COMPÉTENCES DE GESTION

Leadership

  • Capacité d’adaptation — Maintient un niveau de rendement sous pression ou lors de périodes de changement ou de défis en milieu de travail.
  • Communication — Partage l’information et les idées d’une manière convaincante et stimulante en utilisant différentes méthodes.
  • Résolution de problème et prise de décision — Cerne et comprend les problèmes, les enjeux et les occasions; obtient et compare les renseignements provenant de différentes sources afin de pouvoir tirer des conclusions, développe et évalue les options et les solutions de rechange, règle les problèmes et établit une ligne de conduite.
  • Comportement professionnel - Affiche des styles de comportements qui dégagent la confiance et suscitent le respect; crée une bonne première impression et représente l’entreprise conformément à ses valeurs.

Gestion de la réalisation

  • Consolidation et contribution à l’équipe — Participe activement à titre de membre de l’équipe pour qu’elle puisse progresser vers l’atteinte des objectifs.
  • Recherche de résultats — Établit des normes de rendement élevées pour soi et pour les autres; endosse la responsabilité pour les objectifs de travail; initie, met l’accent et surveille les efforts déployés par soi-même et les autres à l’égard de la réalisation des objectifs; est autonome et proactif à prendre les mesures nécessaires et va au-delà de ce qui est nécessaire.
  • Planification et organisation — Regroupe les renseignements et les ressources pour établir un plan d’action pour soi-même et les autres; établit la priorité et les exigences de travail pour atteindre les objectifs et s’assurer de l’achèvement du travail.

Établissement de relations

  • Relation avec les collègues — Interagit avec les autres de façon à établir un climat d’ouverture et de confiance de manière à atteindre les objectifs et à renforcer des relations durables.
  • Relations avec les clients — Développe et consolide les relations fondées sur une compréhension des besoins du client et agit en conformité avec les normes de service de l’entreprise.
  • Mentalité mondiale — Apporte son soutien aux employés et aux partenaires commerciaux avec différents styles, capacités, motivations ou perspectives culturelles; tire profit des différences pour stimuler l’innovation, l’engagement et l’augmentation des résultats financiers; et veille à ce que les employés puissent contribuer à leur plein potentiel.
  • Production de talents et capacité organisationnelle
  • Capacité organisationnelle — Évalue et adapte la structure de ses mandats et formule des améliorations aux procédés de travail pour répondre aux besoins et soutenir les objectifs d’une unité organisationnelle.
  • Gestion du talent — Apporte son soutien et formule des commentaires pour aider les individus à perfectionner et à renforcer leurs compétences et leurs aptitudes nécessaires pour atteindre les objectifs professionnels.

Apprentissage et application de l’expertise

  • Apprentissage appliqué — Cherche et tire profit des occasions d’apprentissage visant à améliorer son propre rendement et celui des autres.
  • Acuité commerciale — Comprend bien et utilise l’information commerciale pour gérer les activités quotidiennes.
  • Acuité technique — Comprend bien et utilise les compétences et les connaissances professionnelles dans un domaine fonctionnel préci
    • Planification d’événement — La capacité d’établir un lien avec les clients, de détailler les événements, de promouvoir les produits et services de gamme supérieure, de s’occuper plusieurs clients à un moment donné, être axé sur les détails, comprendre et posséder les connaissances de fonctionnement des systèmes de gestion d’événement et de service de traiteur.
      • Services de l’événement — Possède une bonne connaissance des normes et procédures pour l’aménagement adéquat des salles de réunion et la disposition des tables, pour les différentes configurations des tables et des salles de réunion et l’aménagement du revêtement du sol de la scène et du plancher de danse.

COMPÉTENCES DE BASE — Compétences fondamentales pour s’acquitter des activités professionnelles de base.

  • Connaissances informatiques de base — Se sert de logiciel et de matériel informatique de base (p. ex. ordinateurs personnels, logiciel de traitement de texte, navigateurs Internet, etc.)
  • Raisonnement mathématique — Fait preuve d’habileté pour additionner, soustraire, multiplier ou diviser rapidement et correctement, et de façon à permettre à pouvoir résoudre les problèmes liés au travail.
  • Compréhension de l’oral — Fait preuve d’habileté en ce qui a trait à l’écoute et à la compréhension de l’information et des idées présentées par des mots et des phrases prononcés.
  • Compréhension de l’écrit — Démontre sa compréhension de phrases et de paragraphes écrits dans les documents liés au travail.
  • Rédaction — Communique par écrit de façon adéquate pour les besoins particuliers des destinataires.

EXIGENCES

Éducation et expérience.
  • Diplôme d’études secondaire ou de formation générale;
  • 1 à 2 ans d’expérience dans la gestion d’événements ou dans un domaine professionnel connexe.

OU

  • 2 années universitaires d’une université accréditée dans la gestion hôtelière et la restauration, l’hospitalité, l’administration des affaires ou un baccalauréat connexe;
  • au moins 1 année d’expérience dans la gestion d’événements ou dans un domaine professionnel connexe.
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