CONCOURS R005-2019

TECHNICIEN EN COMMUNICATION

POSTE RÉGULIER

RAISON D’ÊTRE DE L’EMPLOI :

Sous l’autorité du Secrétaire de la Régie, le technicien en communications participe activement à la diffusion de l’information et à la production d’outils de communications destinés à l’interne et à l’externe. Il agit à titre de webmestre, assure la qualité du contenu et le bon fonctionnement des systèmes (Système de dépôt électronique (SDÉ), intranet et internet) et participe à l’implantation des diverses mises à jour et migrations de ces systèmes. Il effectue la revue de presse.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Systèmes de communication de la Régie :

  • Site internet : déposer des contenus tels que textes, images, vidéos, etc. selon les bonnes pratiques; assurer la mise à jour pour toutes les sections autres que celles relatives aux dossiers réglementaires en cours; assurer le bon fonctionnement des liens; gestion des listes des abonnés au Quoi de neuf et Produits pétroliers et assurer les envois hebdomadaires à ceux-ci; participer à l’identification des besoins lors de refontes du site et aux tests avant l’implantation des modifications; mettre à jour le calendrier des audiences; en fonction des observations et commentaires reçus des utilisateurs, suggérer des modifications;
  • Intranet (Le Carrefour) : déposer des contenus tels que textes, images, vidéos, etc. selon les bonnes pratiques; assurer sa mise à jour quotidienne, de documents tels que revues de presse, décisions, Gazette officielle et son élagage sur une base régulière; en fonction des observations et commentaires reçus des utilisateurs, suggérer des modifications;
  • SDÉ : participer à sa migration et mise à jour avec le service informatique, notamment pour tout ce qui a trait aux suggestions d’améliorations des utilisateurs internes et externes;
  • Pages de médias sociaux de la Régie, le cas échéant : déposer des contenus tels que textes, images, vidéos, décisions identifiés par son gestionnaire, etc. assurer le bon fonctionnement des liens, agir comme modérateur de page, assurer le respect des règles de netiquette de la Régie et répondre, lorsque nécessaire, aux commentaires dans le respect des règles adoptées par la Régie;
  • Veille technologique sur l’évolution de ces types de système et proposer des nouveaux outils ou manières de faire (diffusions, vidéo notamment);
  • Contrôle de qualité; notamment s’assurer que les documents sont accessibles par les personnes autorisées, le cas échéant et que les liens fonctionnent;
  • Formation continue des utilisateurs de ces trois systèmes.  

Veille informationnelle et diffusion de l’information:

  • Produire et diffuser la Revue de presse quotidienne et effectuer sa mise à jour en matinée et en après-midi;
  • Identifier toutes les informations pertinentes pouvant avoir un impact sur la Régie, en informer le Secrétaire adjoint et assurer le suivi requis;
  • Coordonner et préparer les documents produits à l’interne et devant être diffusé à travers divers médias ou plateformes, en s’assurant de la qualité du français de la rédaction, du format et de l’envoi en respectant la synchronisation prédéterminée.  

 Aide à la conception et à la réalisation d’outils d’information/communications : 

  • Participer à la cueillette d’informations, les compiler pour permettre la production de rapports statistiques, collaborer à la rédaction, réviser et corriger des textes en s’assurant d’une présentation adéquate, rechercher des soumissionnaires et voir à la production, à la vérification et à la transmission des documents tels que rapport annuel, brochure, guide, etc. ou à la diffusion d’outils tels que capsules vidéos;
  • Assurer le respect des normes graphiques de la Régie lors de la conception de matériel, et d’outil de communication et coordonner les relations avec les fournisseurs de matériel de communication (graphistes, réviseurs, traducteurs, imprimeurs, etc.;
  • Jouer un rôle conseil pour faciliter l’appropriation des normes graphiques par le personnel de la Régie;
  • Participer à l’organisation d’événements internes et externes de la Régie (lieu, matériel nécessaire, réservations etc.) tels que les rencontres avec les employés de la Régie, les participants à ses travaux ou les séances d’information et de consultation, les conférences, et autres activités tenues par la Régie, voir à l’organisation physique et logistiques, assurer le soutien technique, tel que projection, prise de photo, etc. et collaborer avec les ressources internes et externes afin d’assurer le bon déroulement;
  • Participer à la rédaction, la préparation et la diffusion de communiqués ou lignes de presse, d’avis publics ou sur internet. 

Demandes de renseignements du public : 

  • Effectuer la gestion (réception et réponses) de la boîte courriel du Secrétariat et autres boîtes connexes (commentaires sur les dossiers);
  • Répondre aux usagers internes et externes des systèmes de la Régie (intranet, SDÉ, internet);
  • Fournir les informations pertinentes sur les audiences et leur diffusion.

Soutien administratif :

  • Correspondance, classement, courrier relatif aux communications avec la secrétaire de la direction;
  • Mise à jour des listes de diffusion (presse, groupes, participants);
  • Relecture de documents;
  • Support à la gestion des abonnements de la Régie à différents périodiques;
  • Préparer les statistiques et rapports sur les activités de la Régie (tableau de bord).       

    Support documentaire – BAnQ et archivage :           

  • Effectuer la gestion des documents administratifs et archives : 
  • Coordonner le transfert de documents à l’état semi-actif et assurer le suivi;
  • Préparer les projets de versement aux Archives Nationales (BAnQ);
  • Agir en tant que personne-ressource afin d’aider le personnel dans l’application du calendrier de conservation et du plan de classification;
  • Assister le Secrétaire adjoint dans la mise à jour du plan de classification;
  • Assurer le Dépôt légal auprès de BAnQ.

EXIGENCES :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée et 5 années d’expérience pertinente;
  • Bonne connaissance des logiciels de bureautique Microsoft Office et des logiciels d’édition web, d’infographe et PowerPoint;
  • Maîtrise du français écrit et parlé et bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.

HABILETÉS PROFESSIONNELLES :

  • Habiletés avec les médias numériques
  • Facilité et habileté à communiquer, notamment avec le public
  • Créativité, autonomie
  • Tact, diplomatie et discrétion
  • Sens de l’organisation et de l’initiative, jugement sûr et esprit d’équipe
  • Capacité à travailler sous pression

ÉCHELLE SALARIALE : de 35 943 $ à 51 046 $ au 1er avril 2016

PÉRIODE D’INSCRIPTION :

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de transmettre leur curriculum vitæ avant 16h30 le 25 février 2019.



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