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Description de poste : Adjoint(e) administratif

QUI NOUS SOMMES ?

OMG Montréal est la branche montréalaise d’Omnicom Media Group, leader mondial de la publicité et du média et fier d’être le plus grand groupe d’agences média au Canada. Nous sommes une équipe tricotée serrée composée de plus de 200 passionnés du média à Montréal et travaillant sur des comptes nationaux d’envergure. Nous comptons à l’interne 5 agences indépendantes comprenant Touché!, SidLee Media, PHD, OMD et Hearts & Science, qui ont chacune des positionnements uniques et qui sont soutenues par des unités d’affaires spécialisées.

Nous nous réinventons constamment et notre terrain de jeu grandit au même rythme que l’univers des médias se complexifie. Nous perfectionnons inlassablement notre art en stratégie et planification des médias traditionnels, numériques et sociaux. Nous épaulons nos clients dans tous leurs besoins médias en offrant un pouvoir de frappe sans précédent sur le marché ainsi qu’une expérience approfondie pour conduire le leadership et l'innovation dans tous les types de médias. Du marketing par moteur de recherche, à l’intelligence d’affaires, en passant par la programmatique et la gestion de campagnes numériques !

Malgré sa croissance fulgurante des dernières années, Omnicom Media Group Montréal a refusé de devenir une « grosse entreprise » et a plutôt choisi d’être une « grande start-up » où l’innovation, la collaboration et la passion sont les valeurs fondamentales qui cimentent nos troupes. Nous avons à cœur nos employés et souhaitons attirer des talents de premier plan afin d’agrandir notre belle équipe !

QUELS SONT LES DÉFIS QUI VOUS ATTENDENT ?

À titre d’Adjoint(e) administratif, vous serez appelé à accueillir les employés et le public externe, à répondre aux appels téléphoniques, à soutenir l’équipe des ressources humaines dans différentes tâches, à soutenir le département de comptabilité dans le processus de facturation ainsi que les membres de la haute direction dans leurs fonctions administratives.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

  • Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
  • Préparer de la correspondance, des formulaires, des présentations, des demandes et d’autres documents à partir de notes manuscrites ou dictées
  • Fournir des renseignements généraux aux employés, aux clients et au public
  • Photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer
  • Trier et classer des documents selon des systèmes de classement établis
  • Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique
  • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l’entretien de l’équipement de bureau soit effectué
  • Effectuer des tâches générales de comptabilité, telles que de coder les factures.
  • Assister les membres de la direction dans leurs fonctions administratives
  • Commander les services de traiteur à l’occasion de déjeuners et/ou de dîners d’affaires
  • Effectuer les réservation d’hôtels et de billets d’avion pour les déplacements des différents membres de l’organisation
  • Soutenir l’équipe des ressources humaines dans la coordination des entrevues

NOTRE CANDIDAT IDÉAL DÉTIENT :

  • Technique administrative ; AEC en gestion des ressources humaines, AEC en bureautique ou tout autre diplôme ou expérience jugée équivalente ;
  • Bonne maîtrise de la langue française et anglaise (autant à l’oral qu’à l’écrit) ;
  • Entregent et attitude positive ;
  • Orienter vers le service à la clientèle ;
  • Capacité à faire plusieurs tâches en même temps ;
  • Organisation et rigueur ;
  • Prise d’initiative et adaptation au changement

NOTRE ENGAGEMENT

Nous voulons vous faire vivre une expérience à la hauteur de votre talent ! Nous nous engageons à vous faire vivre des expériences multiples d’apprentissage et de développement de vos compétences, parce que nous croyons en vous et souhaitons vous aider à vous tailler une place de choix dans l’industrie des médias.

CE QUE NOUS OFFRONS :

  • Cuisine commune rénovée avec déjeuners santé & cafés spécialisés à votre disposition quotidiennement, parce qu’un estomac plein, ça travaille mieux ;
  • Équipes sportives, activités sociales & concours, pour vous chouchouter ;
  • Bureaux fermés durant le temps des fêtes, pour un congé rémunéré bien mérité ;
  • Programme de récompenses & de reconnaissance, parce que votre talent mérite d’être célébré ;
  • 5 congés flottants par année, pour vous donner le temps de vous reposer ;
  • 5 à 7, activités de groupe & célébrations à profusion, parce qu’une équipe soudée est toujours plus forte ;
  • Couverture d’assurance complète payée à 100%, parce qu’on le sait, le dentiste, ça coûte cher  

Faites-nous connaître votre talent en nous faisant parvenir votre CV. Nous avons hâte de faire votre connaissance pour une opportunité immédiate ou future !

* Nous souscrivons aux principes d’équité en matière d’emploi.

* L’usage du masculin a pour unique but d’alléger le texte et comprend le féminin également.

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