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Relevant de la Directrice générale, Fondation Groupe AGF et Directrice, Communications, le coordonnateur/trice d’évènement supervise l’ensemble de l’organisation des évènements liés à la fondation, aux évènements corporatifs et d’autres aspects en lien avec les communications.

Pour réussir ce mandat, il faudra exercer les responsabilités principales suivantes :

Coordination de l’évènement annuel de la Fondation

  • Prendre en charge l’organisation, la coordination et la logistique complètes de l’évènement;
  • Agir à titre de personne ressource pour s’assurer du bon déroulement;
  • Coordonner le comité organisateur et assurer les suivis;
  • Collaborer avec l’équipe des communications;
  • Produire un cahier de charge qui va inclure : l’échéancier, liste des tâches et le déroulement;
  • Participer aux rencontres de remue-méninges pour déterminer le concept;
  • Créer un plan de commandites : intégration de la visibilité de l’évènement;
  • Effectuer les tâches nécessaires à la réalisation de l’évènement (envoi, production de rapport, document ou autres);
  • Faire la gestion avec les fournisseurs;
  • S’assurer de la gestion de la facturation et l’aspect administratif de l’évènement;
  • Effectuer les différents suivis après l’évènement (remerciement et autres)
  • Optimiser les pratiques et les outils de travail.

Coordination d’évènements internes

  • Coordonner différents évènements internes (Petit-déjeuner du Président, Raconte-moi AGF et autres.)

Autres tâches

  • Mise à jour des listes de contact
  • Mettre en ligne notre journal interne, des infolettres, d’intégration de contenu et du site intranet;
  • Travailler sur des mises en page de présentation;

PROFIL

  • Baccalauréat en administration, marketing ou son équivalent;
  • Avoir une expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans en organisation d’évènements;
  • Maîtrise de MS Office, logiciel Adobe et la suite Drive;
  • Être bilingue (français-anglais)
  • Démontrer un sens développé de l’organisation et de planification;
  • Faire preuve d’initiative, d’autonomie et de débrouillardise;
  • Capacité à résoudre des problèmes en trouvant des solutions efficaces;
  • Démontrer un bon esprit d’équipe;
  • Flexibilité dans la gestion de l’horaire.
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