MANDAT : La coordonnatrice administrative est responsable de la réalisation d’un ensemble de travaux administratifs et du secrétariat, afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations de l’organisation. Elle devra également apporter un soutien à divers projets en communications et en événementiel, et ce, en collaboration avec la Directrice générale, le Conseil d’administration et les bénévoles.

COMPTABILITÉ ET ADMINISTRATION :

  • Gestion de la facturation;
  • Suivi des inscriptions aux activités;
  • Suivi des comptes payables et recevables;
  • Encaissements et dépôts;
  • Conciliation des paiements en ligne;
  • Tenue de la petite caisse;
  • Toutes autres tâches connexes.

SECRÉTARIAT :

  • Gestion du courrier;
  • Réception téléphonique et accueil des visiteurs;
  • Gestion des fournitures et du matériel de bureau;
  • Classement, archivages et photocopies;
  • Rédactions de correspondances et autres documents;
  • Mise à jour quotidienne du site Internet;
  • Collaboration au processus de prospection;
  • Effectuer des suivis auprès des clients existants;
  • Présenter les produits et services offerts par l’entreprise;
  • Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES :

  • E.C., D.E.P. ou certification en soutien administratif, secrétariat et comptabilité ou domaine connexe;
  • 1 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou toute autre expérience pertinente;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint);
  • Excellentes aptitudes rédactionnelles et fortes compétences en révision linguistique;
  • Excellentes aptitudes pour le graphisme et la création d’éléments visuels;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de WordPress;
  • Connaissance d’Eudonet ou autre système CRM, un atout;
  • Connaissance des médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn & Instagram);
  • Connaissance de la suite Créative Adobe (Photoshop et Illustrator), un atout;
  • Être disponible occasionnellement pour des activités de soir et de fin de semaine.

COMPÉTENCES ET APTITUDES :

  • Rigueur et autonomie;
  • Capacité d’initiative et polyvalence;
  • Gestion des priorités et sens de l’organisation;
  • Aptitude marquée dans les relations interpersonnelles;
  • Aimer travailler avec le public et facilité à communiquer;
  • Diplomatie et politesse;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Capacité à travailler en équipe.

Supérieur immédiat : Mme Anne-Marie Lelièvre, Directrice générale

Date prévue d’entrée en fonction :

Le plus tôt possible. Le poste pourra être comblé à tout moment durant le processus.

Durée de la période d’affichage : 17 septembre au 1er octobre 2018

Documents à fournir : Tous les candidat.e.s devront faire parvenir une lettre de motivation, un curriculum vitae ainsi que tout documents pertinent à l’évaluation de leur candidature, et ce, au plus tard le 1er octobre 2018. Des entrevues auront lieu à tout moment durant le processus et le poste pourra être comblé avant la fin de la période d’affichage.

Les candidatures doivent être acheminées à :

Mme Anne-Marie Lelièvre, directrice générale

Lieu de travail :  Chambre de commerce et d’industrie du Sud-Ouest de Montréal (CCISOM)

410, avenue Lafleur, bureau 32

Montréal QC  H8R 3H6

*Le genre féminin utilisé dans ce texte comprend aussi le masculin.


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