La gestion d’évènements vous passionne et vous avez un sens de l’organisation hors du commun ? Vous souhaitez travailler dans un milieu dynamique, en constante évolution et au sein d’une organisation à but non lucratif en plein essor ? Opimian, le plus grand club de vin privé au Canada, est à la recherche d’une conseillère ou d’un conseiller aux évènements.

La personne recherchée possède de solides expériences dans la gestion d’évènements d’entreprise et est reconnue pour la qualité de son service à la clientèle, sa courtoisie, sa créativité et sa rigueur. Son autonomie, son habileté à coordonner plusieurs projets simultanément et sa polyvalence sont de première importance.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision de la directrice du marketing et de l’expérience membre, la ou le titulaire de ce poste est responsable de planifier, organiser et coordonner les principaux évènements d’Opimian (tournée du concierge, visites des vignerons, dégustations, conférences, etc.). La personne préposée à ce poste collabore à la promotion des évènements et effectue le suivi budgétaire des activités sous sa responsabilité. Ses tâches englobent également la coordination des activités de promotion des représentants régionaux et leur supervision.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Gestion des évènements

  • Assurer la planification et l’organisation des principaux évènements d’Opimian ;
  • Participer à l’élaboration de la programmation des évènements et en assurer le suivi et la mise en œuvre ;
  • Superviser la logistique des évènements dans le respect de l’échéancier défini ;
  • Assurer la coordination à l’interne et à l’externe, y compris celle des communications, de la promotion et de la publicité relative aux évènements ;
  • Définir la nature des services requis, sélectionner les fournisseurs, établir les contrats (salles, traiteur, musique, animateur, artistes, etc.) et contrôler leur reddition ;
  • Assurer la gestion des inscriptions et du service aux membres en ce qui a trait aux évènements ;
  • Effectuer le suivi de la facturation et des comptes clients reliés aux évènements du club ;
  • Élaborer un budget pro forma des évènements et en assurer le suivi ;
  • Assurer le maintien de l’image de marque de l’organisation lors des évènements ;
  • Effectuer les réservations d’hôtel, de billets d’avion, de salles, passer les commandes avec les traiteurs lors d’évènements (tournée du concierge, tournée du DG, visites des vignerons, etc.)

 2. Encadrement des représentants régionaux

  • Effectuer la sélection et l’encadrement des représentants régionaux ;
  • Assurer la logistique de la rencontre annuelle avec les représentants régionaux ;
  • Servir de relais entre l’organisme et la tierce partie lors d’évènements organisés par les représentants régionaux ;
  • Mettre en application la procédure établie pour la tenue d’évènements organisés par les représentants régionaux ;
  • Tenir à jour le calendrier des activités et évènements des représentants régionaux ;
  • Coordonner l’organisation d’évènements en collaboration avec les représentants régionaux ;
  • Promouvoir auprès des membres, en collaboration avec l’équipe, les activités des représentants régionaux ;
  • Gérer les inscriptions des membres aux activités des représentants régionaux ;
  • Coordonner les rencontres ou les appels mensuels avec les représentants régionaux ;
  • Gérer et superviser le mini-plan des représentants régionaux.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE SOUHAITÉES

Expérience et qualification requises

  • Formation collégiale ou universitaire en loisir ou dans un domaine connexe ;
  • Cinq ans d’expérience en gestion d’évènements et en service à la clientèle ;
  • Expérience reconnue en planification, production et gestion d’évènements d’entreprise ;
  • Excellente réputation pour la qualité de son service à la clientèle, sa courtoisie, sa créativité et sa rigueur ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral comme à l’écrit ;
  • Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office ;
  • Aisance dans un environnement en changement et en développement ;
  • Bonne disposition à voyager dans le cadre de ses fonctions ;
  • Expérience en gestion d’évènements au niveau national, un atout certain.
  • Connaissances relatives au milieu du vin, un atout certain.

Habiletés spécifiques

  • Aptitude à travailler en équipe et à susciter la collaboration ;
  • Esprit d’initiative, disponibilité, sens de la diplomatie ;
  • Sens de l’engagement et disponibilité ;
  • Bonne capacité à travailler sous pression ;
  • Sens de l’organisation et rigueur ;
  • Bonne autonomie et proactivité dans le travail ;
  • Créativité et motivation ;
  • Débrouillardise.

Pour postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature en faisant parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation.


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