Vous croyez fermement que l’accueil, que la qualité du travail accompli ainsi que l’excellence du service à la clientèle contribuent fortement à l’image de marque d’une organisation. Ainsi, vous supportez directement les membres de la direction et veillez à l’exécution des différentes tâches administratives. Vous êtes responsable de l’organisation générale du bureau et participez activement à la coordination et l’organisation des différentes activités de promotion.

Votre attitude et votre approche relationnelle positive, votre sens de l’organisation ainsi que votre capacité à gérer plusieurs demandes et dossiers simultanément vous permettront d’endosser pleinement les responsabilités de votre poste et par votre rôle, contribuer au rayonnement d’Effix.

VOS TÂCHES PLUS EN DÉTAIL :

Coordination

  • Gestion de l’hospitalité pour les différents projets (Canadiens, Rocket, festivals evenko, La Ronde, etc.)
  • Participation dans l’organisation et la gestion de divers événements (liste et envoi d’invitations, suivi des réponses, réservations diverses, post-mortem, compte rendu, etc.)
  • Suivi et gestion des demandes de billets internes et externes (CH, Rocket, evenko, Spectra, Juste pour rire)
  • Gestion de la loge et des billets de saison durant la saison de hockey Canadiens/Rocket (Invitations, traiteur, etc.)
  • Coordination et logistique dans le cadre d’évènements spéciaux (Tournoi de golf, Grand Défi Pierre Lavoie, etc.)
  • Suivi des contrats et contrôle du processus de signature interne

Support administratif

  • Gestion des agendas et planification de réunions pour les membres de la direction
  • Rédaction de divers documents, correspondances et production de présentations
  • Gestion des approvisionnements (matériel et fournitures, cuisine) et des commandes (objets promotionnels / Boutique CH, cadeaux clients)
  • Réservations de restaurants, d’hôtels et gestion des passes de vols pour l’ensemble des représentants et des membres de la direction
  • Accueil de la clientèle
  • Mise-à-jour de la base de données clients
  • Préparation des rapports de dépenses pour l’ensemble des membres de la direction
  • Préparation de rapports divers en lien avec l’exercice financier
  • Gestion du courrier et de la messagerie

 APTITUDES RECHERCHÉES :

  • Vous cumulez 5 années d’expérience en support administratif et coordination de bureau
  • Vous avez complété une formation reconnue et pertinente aux responsabilités du poste
  • On reconnait votre professionnalisme, votre assiduité dans la réalisation de tâches administratives et votre rigueur
  • Vous êtes une personne flexible possédant la capacité de gérer et réviser les priorités afin d’apporter les changements nécessaires dans l’exécution de vos tâches
  • Vous faites preuve d’autonomie, d’initiative et avez un esprit de collaboration
  • Vous valorisez la collaboration et développez des relations positives et durables
  • Vous possédez d’excellentes aptitudes informatiques (bases de données, Excel, Word, Outlook)
  • Vous êtes parfaitement bilingue


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