Partenaire de réussite de l’industrie touristique québécoise, l’Alliance de l’industrie touristique du Québec rassemble, concerte et représente les entreprises et les associations du tourisme. Organisation d'affaires indépendante, l'Alliance est mandataire de la ministre du Tourisme du Québec pour la promotion du Québec relative au tourisme d'agrément sur les marchés canadiens et internationaux. En soutenant et participant au développement de l’offre et à la mise en marché touristique du Québec à l’étranger, l’Allian ce contribue au rayonnement national et international de la destination et à l’accroissement des retombées économiques au Québec et dans ses régions.

Adjoint administratif, à la direction

Sous l’autorité du président-directeur général, l’adjoint administratif, à la direction a comme responsabilité d'assurer un soutien administratif et opérationnel au président-directeur général et aux directeurs relevant du PDG dans la réalisation de leur mandat. De plus, il est appelé à participer au développement et au suivi de projets corporatifs et à assurer le suivi administratif de projets spécifiques.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS RELIÉES AU POSTE

Gestion stratégique administrative et secrétariat de direction

  • Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous du président-directeur général en optimisant et organisant des réunions, des conférences, des téléconférences et des déplacements et en anticipant les conflits d’horaires.
  • Fixer et confirmer les rendez-vous des membres de l’équipe PDG.
  • Effectuer des réservations pour l’équipe PDG.
  • Assurer que les réunions de la direction générale soient efficaces, que tous arrivent préparés et distribuer les comptes rendus sous forme de liste to do et en assurer le suivi. Assurer la prise des notes si requis et la préparation des procès-verbaux.
  • Produire des rapports spécialisés et/ou confidentiels de différents types: présentations, information, rapports et données statistiques incluant rédaction, transcription, traduction (français/anglais), relecture, formatage, recherche, édition, récupération, copie et transmission de textes, de données et de graphiques).
  • Faire gagner du temps au président-directeur général en lisant, classifiant et transmettant le courrier, en réalisant des ébauches de courriels et de documents, en collectant et en analysant l’information et en organisant les communications.
  • Filtrer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements au président-directeur général avec tact et professionnalisme.
  • Respecter la confidentialité de l’information.
  • Voir à la mise à jour du répertoire des contacts du président-directeur général.
  • Préparer les comptes de dépenses du personnel du bureau de Québec.
  • Effectuer les suivis de budgets requis.
  • Effectuer les bons de commandes (ouverture de projet et suivis de projets) dans le système SAP.
  • Effectuer toute préparation de dossier ainsi que le classement de dossiers.

Gestion de réunion, rencontres et comités

  • Participer à la logistique de l’organisation des réunions des différentes structures de la gouvernance de l’organisation (assemblée générale annuelle, conseil d’administration, etc.) et convoquer les participants.
  • Organiser et préparer l'ordre du jour des réunions des comités et/ou réunions et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions (collecter les documents pertinents et mise à disposition des participants).
  • Organiser les déplacements et y participer occasionnellement pour prendre des notes pendant les réunions ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations.
  • Rédiger les différents documents administratifs et tenir à jour les registres : procès-verbaux, ordre du jour, etc.
  • Coordonner l’envoi de la correspondance et de divers rapports pour le compte de l’équipe de direction.
  • S’assurer que le président-directeur général est bien préparé pour leurs réunions et rencontres.

Suivis de projets 

  • Transmettre les renseignements d'ordre général à l’équipe.
  • Rédiger et/ou réviser la correspondance du vice-président et préparer divers documents pertinents.
  • Traduire divers documents et présentations.
  • Supporter le président-directeur général, en assurant le suivi administratif de certains mandats.
  • Assurer des suivis, prévision des besoins et mesures à prendre avec la haute direction et les différentes directions.
  • Effectuer le suivi régulier sur les tâches déterminantes pour sa réalisation de certains projets (échéancier, suivi de la communication lors de changements imprévus, etc.) jusqu’à l’obtention des résultats.
  • Peut être appelé à coordonner des projets administratifs tels que des activités d’employés ou autres.
  • Assurer la transmission des plans d’action et de leur suivi.
  • Préparer des rapports en collectant et en analysant l’information.
  • Exécuter toute tâche exigée par son supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS 

  • Formation universitaire en administration, communication ou autre combinaison pertinente.
  • Minimum de 10 ans d’expérience à des fonctions d’adjoint administrative dont minimum de 5 ans dans des fonctions similaires à la direction générale.
  • Parfait bilinguisme oral et écrit.
  • Expérience significative en rédaction, en révision de texte et traduction à l’occasion.
  • Fortes habiletés avec les chiffriers et chiffres.
  • Excellente maitrise des logiciels : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
  • Connaissance du logiciel SAP et des réseaux sociaux (un atout).
  • Peut être appelé à se déplacer dans des activités hors du bureau.

COMPÉTENCES PERSONNELLES 

  • Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités.
  • Habiletés interpersonnelles exceptionnelles.
  • Capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément, à gérer son temps et à établir les priorités.
  • Grande capacité à travailler sous pression et de façon autonome, en respectant des échéanciers dans un environnement de croissance.
  • Rigueur et exactitude dans la gestion de dossiers.
  • Une pensée critique bien fondée et créative, qui s’accompagne de la capacité de résoudre les problèmes et de prendre des décisions au besoin.
  • Discrétion, sens de la confidentialité et honnêteté.
  • Dynamique et professionnel.
  • Capacité à évoluer dans des dynamiques complexes et interreliées.
  • Être favorable et disponible à l’entraide et au travail d’équipe.

Lieu de travail : Québec 

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le 22 juillet 2018 à 16 h.

Nous communiquerons uniquement avec les personnes sélectionnées.

L’utilisation du masculin dans le texte ne vise qu’à son allègement stylistique.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.


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