LE RÔLE :

Vous joindrez une équipe dynamique dont la responsabilité est de coordonner la logistique des événements au profit de la Fondation Jeunes en Tête.  Votre mandat sera de faciliter la mise sur pied d’activités-bénéfice initiées par des tiers, d’entretenir les relations passées et de développer de nouvelles possibilités.  Vous serez le point de contact avec les organisateurs, les fournisseurs, les donateurs ainsi que plusieurs membres des comités organisateurs. Vous serez responsable de l’ensemble des éléments entourant l’organisation des événements organisés par des tiers. À travers cet emploi, vous contribuerez activement à la production d’événements et également à augmenter la notoriété de la Fondation auprès du grand public.  Ces événements sont au cœur de notre quotidien organisationnel afin de poursuivre notre mission auprès de 70 000 jeunes chaque année.

LE CANDIDAT RECHERCHÉ :

Il est dynamique et possède une expérience significative en gestion de projet, organisation d’événements et communications. Très organisé et orienté vers le service à la clientèle, il fait preuve d’excellentes habiletés interpersonnelles afin d’appuyer les membres des comités organisateurs ainsi que ses collègues pour assurer le succès des événements. La qualité de son travail est impeccable et il respecte les échéanciers, même si parfois les délais sont très courts.

PLUS DE DÉTAILS SUR LES RESPONSABILITÉS :

Coordination événementielle et soutien technique  (60 %)

  • Propose un plan d’action de recrutement, reconnaissance et fidélisation des partenaires d’événements tiers;
  • Participe à l’évaluation des propositions d’événements faites par des tiers;
  • Planifie et coordonne les aspects logistiques et techniques des événements en assurant un suivi administratif rigoureux des dossiers;
  • Responsable de la gestion des plateformes de collectes de fonds pour les événements tiers, tels que Gifttool et autres ;
  • Participe au recrutement des partenaires financiers au besoin;
  • Prépare les échéanciers, les tableaux de bord de gestion pour les événements-bénéfice assignés en collaboration avec la directrice du financement;
  • Négocie les contrats avec les fournisseurs événementiels et présente ses recommandations à la directrice du financement;
  • Recrute et encadre les bénévoles pour les événements;

Service à la clientèle et communications (40%)

  • Assiste aux réunions des différents comités, rédige les comptes rendus et fait les suivis auprès des personnes concernées pour les événements assignés;
  • Coordonne la mise à jour des listes d’invitations, des envois, des relances, des réservations, de la facturation en collaboration avec l’agent administratif;
  • Est présent aux événements à titre de coordonnateur de la logistique et représentant de la Fondation;
  • Collabore à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec la coordonnatrice aux communications;
  • Contribue à la livraison d’événements de qualité;
  • Produit le post-mortem de chaque événement assigné.

LE CANDIDAT IDÉAL :

  • Il est organisé et rigoureux, capable de gérer simultanément plusieurs projets à la fois;
  • Grande autonomie et leadership dans la gestion de ses projets;
  • Il offre un service client humain et chaleureux, centré sur les besoins de l’organisateur, membres du comité organisateur, participants, commanditaires et donateurs ;
  • Il est à l’aise à parler en public ;
  • Il est en maitrise de lui-même et capable de gérer son stress;
  • Possède une personnalité rassembleuse et dynamique qui sait mobiliser l’ensemble des intervenants impliqués dans l’organisation d’un événement;
  • À l’aise avec la technologie en générale;
  • Il comprend les enjeux d’affaires des partenaires de la Fondation;
  • Un environnement de travail en pleine évolution et un bureau à aire ouverte le stimulent;
  • Il s’exprime bien, autant à l’oral qu’à l’écrit, et est bilingue.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

  • Maitrise de la suite Office;
  • Connaissance de Gifttool et Prodon un atout;
  • Connaissance de Photoshop un atout;
  • Deux à cinq années d’expérience en événementiel, en collecte de fonds ou en philanthropie;
  • Possède un diplôme d’études collégiales ou universitaires en organisation d’événement, en marketing, ou autres domaines pertinents.

LES CONDITIONS DE TRAVAIL :

  • Semaine de travail de 5 jours, du lundi au vendredi, 7,5 heures par jour;
  • Une heure de dîner non rémunérée par jour;
  • Possibilité de rencontres à l’extérieur des heures d’affaires régulières (représentation, comités de travail, événements-bénéfice de la Fondation, etc.);
  • Environnement stimulant impliquant de devoir faire face à des priorités changeantes.
  • Entrée en poste dans la semaine du 13 août 2018

N.B. :   L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. L’organisme pratique l’équité en matière d’emploi.

Pour postuler, les candidats doivent faire parvenir leur CV avant le vendredi 20 juillet 17h.




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