Contrat de 6 mois

L’ÉQUIPE 

Le spécialiste - événements (région de l’Est) fait partie de l’équipe clients et marchés de Norton Rose Fulbright Canada et est responsable de tous les événements à Montréal et à Québec. Il relève de la directrice - marketing (région de l’Est) et travaille au bureau de Montréal.

La personne retenue possède d’excellentes aptitudes pour la rédaction, l’organisation et la gestion du temps et sera responsable de rédiger des invitations et de gérer plusieurs projets où le facteur temps est important. Posséder de solides aptitudes pour les relations interpersonnelles est essentiel puisque dans le cadre de ses fonctions, la personne sera souvent en communication directe avec des clients internes et externes. 

LE RÔLE

  • Travailler avec la directrice - marketing (région de l’Est) pour gérer les événements tels qu’approuvés par le directeur principal - marketing
  • Coordonner tous les détails des événements établis, qu’il s’agisse de petits séminaires à de grandes réceptions, de commandites, de foires commerciales, etc., pour le marché de l’est du Canada
  • Faire des recherches sur des événements, les élaborer, les planifier et les réaliser selon des objectifs précis et conformément à l’orientation stratégique du cabinet. Les responsabilités comprennent notamment la préparation de propositions et de budgets, la négociation de contrats, le développement d’échéanciers et d’invitations, la dotation en personnel sur place, les inscription, etc.
  • Rédiger et développer des invitations avec le soutien de graphistes et autres membres d’équipe
  • Envoyer les invitations
  • Gérer les inscriptions, la boîte de réception et la ligne téléphonique des événements et répondre à toutes les demandes d’information reliées
  • Produire des rapports sur les événements (avant et après) afin de mesurer les présences, les frais connexes et évaluer leur succès d’ensemble et faire des recommandations d’amélioration pour l’avenir
  • CRM/LCAP – Suivre les activités, entrer les courriels de consentement et/ou les cartes professionnelles
  • Faire des recherches sur des lieux disponibles dans le marché local et en tenir une liste
  • Tenir à jour le calendrier des événements de la région de l’Est
  • Préparer et envoyer des questionnaires de rétroaction et afficher en ligne des photos prises lors de l’événement, s’il y a lieu
  • Prêter main-forte pour les activités internes locales et à l’équipe des communications en marketing au besoin
  • Assister à tous les événements, séminaires et réceptions pour veiller au bon accueil des clients et invités et y assurer un déroulement logistique sans failles
  • Soutenir ponctuellement divers projets au besoin

COMPÉTENCES

  • Avoir 3 à 5 années d’expérience en gestion d’événements; expérience de travail au sein d’un cabinet de services professionnels, un atout
  • Être titulaire d’un diplôme d’études universitaires et/ou postsecondaires en communications, administration des affaires et/ou diplôme connexe en gestion d’événements
  • Posséder d’excellentes aptitudes pour les communications écrites et orales tant en français qu’en anglais
  • Être apte à effectuer plusieurs tâches à la fois, posséder d’excellentes aptitudes analytiques et être apte à respecter des échéances dans un cadre de travail rapide
  • Entreprendre chaque tâche en adoptant une attitude et une approche positive
  • Savoir prendre des initiatives et travailler seul ou en équipe
  • Pouvoir résoudre des problèmes rapidement
  • Porter attention aux détails
  • Avoir beaucoup de souplesse en ce qui concerne les heures de travail en fonction des événements; il peut être nécessaire de travailler tôt le matin, le soir et les fins de semaine



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