RÔLE  

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutive pour seconder un de nos associés principaux. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme. 

TÂCHES 

  • Gérer l’agenda, le courrier, les courriels et les appels;
  • Organiser la logistique des réunions;
  • Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
  • Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers;
  • Traitement de documents confidentiels;
  • Traitement des feuilles de temps et comptes de dépenses;
  • Conception et mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations;
  • Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux;
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
  • Effectuer des tâches reliées à la vie personnelle des associés tel que la coordination de voyage et le paiement de factures; 
  • Supporter les associés au développement de certaines activités relative au développement d’affaire, aux nouveaux outils de gestions et à la structure organisationnelle. 

COMPÉTENCES 

  • Expérience de 3 ans dans un poste similaire;
  • Habileté marquée à monter des présentations à l’aide du logiciel Keynote;
  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente. 

EXIGENCES 

  • Excellente capacité organisationnelle; 
  • Bonne capacité de gérer plusieurs tâches/demandes à la fois;
  • Autonomie;
  • Flexibilité;
  • Discrétion;
  • Empathie;
  • Résistance au stress;
  • Dynamisme;
  • Professionnalisme;
  • Diplomatie;
  • Connaissance du milieu de la production un atout.

TASKS 

  • Manage schedules, emails, and calls;
  • Organize meeting logistics;
  • Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
  • Manage and follow up on various requests and files;
  • Handle confidential information;
  • Submit timesheets and expense accounts;
  • Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
  • Follow up on and finalize certain special projects;
  • Prepare the order of the day and take meeting minutes;
  • Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as:
  • Travel coordination;
  • Invoice payment;

PROFESSIONAL SKILLS 

  • 3 years of experience in a similar position; 
  • Ability to create Keynote presentations;
  • Perfectly fluent in French and English, both spoken and written;
  • DEC in Office Technology, or equivalent experience.

REQUIREMENTS 

  • Excellent organizational skills;
  • Ability to manage numerous tasks/requests at once;
  • Autonomy;
  • Flexibility;
  • Discretion;
  • Empathy;
  • Resistance to stress;
  • Dynamism;
  • Attention to detail;
  • Knowledge of video production an asset.

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