Intégrale Communication se dédie totalement à la réalisation des objectifs de croissance de sa clientèle et se positionne en partenaire du développement B2B et B2C. Notre expertise est particulièrement reconnue dans le soutien au positionnement et à la marque, le marketing, les médias, les relations publiques, la création publicitaire, ainsi que le développement Web et les médias sociaux.

POSTE UNIQUE AVEC UNE ÉQUIPE UNIQUE :

Vous avez de la personnalité, vous êtes habitée d’abord et avant tout par le sens de l’organisation et par la créativité, vous appréciez faire une différence au sein d’une petite équipe qui a de grandes ambitions ! Côtoyer des sourires, des gens animés par l’idée de faire une différence dans le milieu des communications et du marketing vous interpelle ?

Nous recherchons une personne qui souhaite apporter SA couleur à une équipe passionnée, motivée et dédiée et pour laquelle le mot impossible n’existe pas !

POUR VOTRE INFORMATION :

  • Entreprise de communication établie depuis 20 ans à Laval dans le quartier du Vieux-Sainte-Rose jouissant d’une très bonne réputation dans le milieu des affaires
  • Bel environnement de travail dynamique (style loft) - espace très épuré
  • Accessible, près des autoroutes et de divers services, avec un vaste stationnement
  • Horaire régulier (40 h), salaire continu incluant 3 semaines de vacances payées au départ, car l’entreprise ferme ses bureaux 3 semaines dans l’année, soit 2 semaines durant les vacances de la construction en été et une semaine durant la période des Fêtes en hiver (à confirmer par l’employeur pour cette dernière)

GESTION DE PROJETS :

  • Procéder à l’ouverture et fermeture de projet et faire le suivi des étapes
  • Préparer les rapports par projet, selon les demandes du directeur de projets ou de la direction
  • Préparer, envoyer et faire le suivi de facturation ou d’heures des projets aux clients
  • Préparer le dossier de facturation (comptabilisation des heures et frais facturables)
  • Vérifier les documents de l’agence, les entrées et faire les corrections nécessaires
  • Prendre en charge les relations fournisseurs (estimation, ententes, etc.)
  • Prendre en charge la coordination avec l’administration et faire les suivis pour certains projets – soutien à la production (dans le cas, par exemple de répétition de travaux)
  • Veiller au respect des échéanciers et des budgets établis pour les dossiers pris en charge
  • Travailler avec un logiciel de gestion de projet (base FileMaker) MAC

ADMINISTRATION :

  • Participer aux différentes étapes du processus de prévente, préparer les contrats, appels d’offres, devis, etc.
  • Préparer la facturation et contrôler les frais selon les ententes établies sur les contrats
  • Rédiger, mettre en page, transmettre et faire le suivi : lettres diverses, textes promotionnels, offres de services, échéanciers, etc.
  • Accueillir les clients et visiteurs (téléphone et sur place) – gestion des appels entrants (il n’y a pas d’appels de volume « quantitatif », mais des appels de clients/partenaires « qualitatifs » où le mode relationnel est important – vous serez la voix et l’image de l’agence)
  • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau
  • Préparer, organiser ou offrir du soutien à d’autres tâches connexes à la demande de la direction (projets spéciaux)
  • Préparer et coordonner les rendez-vous et utilisation de la salle de conférence
  • Gérer la logistique de bureau : téléphone, clés, photocopieur, etc.
  • Préparer et assurer l’entretien des salles de réunion en fonction des réunions fixées au calendrier
  • Gérer la correspondance (courrier et courriels) reliée à la comptabilité et à l’administration
  • Faire la gestion de documents, le classement des dossiers actifs et l’archivage des dossiers administratifs
  • Accomplir tout autre travail demandé ou toute autre tâche nécessaire

SUPPORT AUX VENTES :

  • Offrir du support à la responsable du développement des affaires
  • Offrir un support à la planification de stratégies de croissance
  • Tenir à jour les rapports de vente
  • Apporter du support à l’analyse et veille du développement de la clientèle actuelle et future
  • Identifier et cibler des opportunités afin d’accroître la visibilité afin de promouvoir l'entreprise
  • Intervenir au niveau du calendrier des réseaux sociaux
  • Publication des messages sur les réseaux sociaux

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES :

  • Leadership
  • Bon jugement
  • Être orientée vers l’action et SOLUTION
  • Autonomie et bon sens de l’analyse et de l’organisation avec la capacité de gérer simultanément plusieurs tâches
  • Faire preuve d’autonomie, savoir s’organiser et gérer son temps
  • Entregent et belle présentation
  • Esprit d’équipe
  • Sens de la négociation
  • Excellente aptitude à coordonner les activités et à prendre des décisions relatives à sa fonction

COMPÉTENCES :

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou communication, gestion de projet ou équivalence
  • 3 ans minimum d’expérience dans un rôle similaire
  • Un atout : connaissance en imprimerie, objets promotionnels, Web, comptabilité de base
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit
  • Très bonne connaissance des principaux logiciels de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint) + logiciel de gestion de projet
  • Capacité à travailler à un rythme soutenu et à respecter les échéanciers
  • Connaissance environnement MAC
  • Autonome
  • Multitâche
  • Dynamique et énergique
  • Lieu de travail : Laval

Type d'emploi : Temps plein

Localisation du poste : Laval, QC

Expérience exigée : Minimum de 3 ans

Langues exigées : Français et anglais


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