DESCRIPTION SOMMAIRE DE FONCTIONS 

La titulaire du poste partagera en temps égal ses fonctions tel que suit :

Sous l’autorité et en collaboration avec le directeur de la qualité, innovation, performance, évaluation, recherche et éthique, le titulaire de ce poste sera responsable de l’ensemble des tâches de secrétariat pour la DQIPÉRÉ.

Sa fonction principale sera d’assurer un ensemble de travaux administratifs tels que des analyses, des rapports, des calculs complexes et autres tâches connexes.

En plus d’exercer un ensemble des travaux administratifs de nature complexe, elle assumera de façon autonome, au sein de la direction, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif et de bureautique.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Plus spécifiquement, la personne titulaire aura comme fonctions spécifiques :

  • Assister le directeur de la qualité, innovation, performance, évaluation, recherche et éthique des services et programmes de réadaptation dans ses fonctions administratives et assure le suivi des mandats qui lui sont confiés par celui-ci;
  • Analyser, trier et acheminer le courrier adressé à la direction de la qualité, innovation, performance, évaluation, recherche et éthique et des services multidisciplinaires;
  • Initier et implanter tout système nécessaire au bon fonctionnement de la direction de la qualité, innovation, performance, évaluation, recherche et éthique et des services multidisciplinaires;
  • Acheminer au besoin les requêtes auprès des autres services et directions (Services techniques et informatiques, requêtes au service alimentaire,…)
  • Tenir à jour un système de classement efficace, pour les dossiers émanant de la direction de la qualité, innovation, performance, évaluation, recherche et éthique et des services multidisciplinaires tout en respectant la loi sur les archives et le calendrier de conservation des dossiers de l’établissement;
  • Assurer la rédaction et mise en page de certaines correspondances et de divers documents pertinents aux mandats du DQIPÉRÉ et s’assurer d’effectuer l’envoi des copies aux personnes concernées;
  • Préparer et tenir à jour le calendrier annuel des rencontres des différents comités pour lesquels ils sont responsables;
    • Assurer la réservation des salles pour les différents comités de la direction;
    • Préparer les ordres du jour et rédige les procès-verbaux des réunions desdits comités;
    • Préparer les communications, correspondances et tout autre document nécessaire au bon fonctionnement desdits comités;
    • Dans le cadre du suivi du sous-comité de chutes et contentions, produire régulièrement les rapports trimestriels et annuels associés aux chutes.
  • Assister le directeur, les gestionnaires et coordonnateurs de la direction de la qualité, innovation, performance, évaluation, recherche et éthique et des services multidisciplinaires à préparer tout document (power point etc.) nécessaire aux opérations découlant du mandat de la direction lorsque requis;
  • Jouer un rôle de visionnaire et facilitateur auprès des directions afin de bien orienter leurs actions et de les soutenir dans la réalisation de leur fonction.
  • Jouer un rôle proactif dans la mise en place de stratégies de communication internes visant la mobilisation et la valorisation du personnel et des équipes, et le développement d’une culture Planetree
  • S’assurer du plein potentiel des systèmes Web corporatifs et des nouveaux médias en tenant compte des publics internes et externes;
  • Faire la mise à jour de l’information diffusée sur le site Web de l’Hôpital de réadaptation Villa Medica ainsi que sur le site intranet
  • Préparer les demandes de soumissions, assurer le suivi et le respect des échéanciers de production de matériel graphique et audiovisuel avec les fournisseurs externes
  • Assurer le côté logistique de l’organisation d’évènements
  • Élaborer et soutenir des stratégies et des moyens de communication efficaces pour promouvoir les actions de l’organisation dans sa mission
  • Suggérer la mise en œuvre des stratégies de communication et en évaluer les impacts;
  • Orienter la stratégie médias
  • Assurer la responsabilité de la production du journal interne

QUALIFICATIONS REQUISES 

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en administration
  • Détenir une formation en communication et/ou une expérience en communication pertinente
  • Possède un minimum de 2 années d’expériences dans des tâches similaires
  • Maîtrise de la suite Office
  • Maîtrise de logiciel tel qu’illustrator et/ou photoshop
  • Connaît le fonctionnement des gestionnaires de contenus WEB
  • Connaît les médias sociaux et les nouvelles tendances WEB
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
  • Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé.

APTITUDES REQUISES

  • Partager les valeurs de Qualité, de Bienveillance, d’Intégrité et de Coopération de l’organisation
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de l’organisation
  • Souci du détail
  • Polyvalence
  • Autonomie
  • Démontrer des habiletés dans vos relations avec vos pairs et tous les paliers de l’organisation afin de rassembler les intervenants autour d’un projet commun ;
  • Être curieux et à l’affut des nouvelles tendances;
  • Être capable d’évoluer dans un environnement complexe et rapide tout en ayant une bonne résistance au stress; 
  • Être orienté sur les solutions et les résultats ;
  • Capacité à travailler en respectant les échéanciers des mandats

Sous l’autorité et en collaboration avec la directrice des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques, vous accompagnerez avec leadership les directions relativement à la définition des stratégies de communication tant pour les publics internes qu’externes ainsi que pour la clientèle et ce, de façon à favoriser l’atteinte des objectifs de performance globale de l’établissement. Vous assurez le soutien technique et logistique au secteur des communications et contribuerez sur une base régulière à la production de documents et d’outils de communication.

Vous participerez au développement et coordonnerez l’implantation de projets de communication, de production, de promotion et d’enquêtes.


Informations sur l'employeur

Contact : Emmanuela Beauchamp

225 Rue Sherbrooke E, Montréal, QC H2X 1C9

villamedica.ca


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