Le ou la coordonnateur(trice) immobilier se doit d’offrir un soutien administratif à l’équipe immobilier de la région du Québec conformément aux normes de l’entreprise.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Apporte un soutien administratif à l’équipe immobilier de la région du Québec, an assurant que les besoins des clients soient pleinement atteints et ce de manière à soutenir la réalisation des objectifs de l'entreprise.
  • Prépare, examine et entretien tous les documents, rapports et autres documents de correspondance pour le département immobilier de la Région du Québec, y compris les demandes de capitaux, les demandes de permis, les sommaires de renouvellements de baux, les rapports d'inventaires, les demandes de chèques, les formulaires de changements de baux, etc.
  • Prépare tous les documents et les présentations reliés avec le but de préserver les contrats courants et d'acquérir de nouvelles opportunités commerciales.
  • Mise à jour et entretien des données des inventaires de panneaux d’affichage sur le système propriétaire PICS (Poster Inventory Control System) et scanne tous les documents connexes sur le système PICS pour la région.
  • Complète, examine et traite toutes les factures entrantes pour le paiement et approuve les courses de chèques mensuelles, et autres documents financiers.
  • Responsable pour l'entretien des fichiers immobiliers, y compris les documents de baux originaux et les baux enlevés - à la fois sur et hors site pour la région.
  • Liaise avec COMB (Le Bureau canadien d’évaluation de l’affichage) dans le but de leur fournir les changements à nos inventaires et d'assurer que les bases de données sont mises à jour et cohérents pour l'ensemble de nos inventaires dans la Région du Québec.
  • Travaille en étroite collaboration avec le service des opérations et avec les autres clients internes pour assurer la livraison de services de manière efficace et en temps opportun.

EXIGENCES DU POSTE (aptitudes/éducation/expérience)

  • Études secondaires ou équivalent, avec un certificat ou un diplôme en administration des affaires ou une combinaison d’études, de formation et d’expérience équivalente.
  • Un minimum de deux ans d’expérience concrète dans un poste de soutien administratif et l'administration de contrats immobiliers sont des atouts. (Une expérience au sein de l’industrie des médias s’avère un plus)
  • Bonnes aptitudes administratives avec connaissance des procédures de bureau.
  • Compétences éprouvées en matière de planification, d’établissement des priorités, d’accomplissement de tâches simultanées, d’organisation et de gestion du temps.
  • Excellente capacité d'analyse et de résolution de problèmes, avec un oeil vif pour les détails.
  • Excellentes habiletés en communication et en service clientèle et capacité à interagir de manière efficace et professionnelle avec les clients internes et externes.
  • Personne motivée, énergique et ayant une approche axée sur les résultats.
  • Personne animée par un fort esprit d’équipe, alerte, flexible et plein de ressources.
  • Bilingue et capable de s’exprimer et d’écrire couramment en français et en anglais.
  • Connaissance des logiciels MS Office (Word, Excel et Outlook).

Seulement les candidats (es) retenus seront contactés


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