SOMMAIRE DU POSTE :  

Le coordonnateur est responsable du bon déroulement des aspects logistiques et administratifs des voyages.  Il assiste les spécialistes voyages dans les préparations des voyages et suivis administratifs avec les clients.  Il est la personne ressource pour assurer le bon déroulement des opérations voyage. Il saisit les opportunités et/ou les communique à la direction, selon.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :

  • Rendre disponible et mettre à jour en tout temps l’information sur les produits et services à l’interne et à l’externe : Ekilib serveur et/ou ERP, site internet, documents clients, information équipe et brochures;
  • Faire les demandes de contrats aérien auprès des différents fournisseurs, faire le suivi des devis et des échéanciers avec les spécialistes voyage et la comptabilité;
  • Préparer, en collaboration avec les spécialistes voyage, toutes les informations relatives aux parcours, aux hébergements, aux vols, aux clients du groupe, les inclusions dans le forfait, les coordonnées d’urgence, autant pour le repérage que pour le voyage;
  • Préparer et compléter les documents pour les participants; description de voyage, itinéraires détaillés, GPX; 
  • Assister l’équipe de spécialistes voyages dans la préparation et la réalisation des voyages Europe et Nord-Est Amérique: réservations des véhicules, des hébergements, agir comme agent de liaison avec les guides; recenser l’information des parcours et itinéraires détaillés; 
  • Organiser les rencontres pré-départ + inviter les participants;
  • Effectuer les commandes de maillots et maintenir l’inventaire;
  • Responsable de la préparation et de la coordination des activités lors de nos salons et expositions;
  • En collaboration avec les spécialistes voyage; révision des itinéraires, des fournisseurs, de la formule utilisée, du parcours et de la cote;
  • Évaluer les besoins en guides, faire l’horaire des guides;
  • Préparer les documents et le matériel pour les guides avant leur départ et débriefing après chaque voyage pour la remise des rapports sur les voyages et repérages;
  • Être la ressource disponible en tout temps lorsque les guides sont sur le terrain et assurer la relève pour les congés hebdomadaires et les vacances;
  • Regrouper les fiches santé de tous les voyageurs pour chaque départ;
  • Gérer et coordonner les contrats fournisseurs, les différents échéanciers et inventaires, pour groupes exclusifs;
  • En collaboration avec les spécialistes voyage; développer de nouveaux parcours sur de nouvelles destinations et /ou avec de nouvelles formules, évaluer les besoins en logistique et recommander des hébergements, des activités et des attractions sur le parcours ;
  • Révision et corrections d’un produit existant : Suite à un repérage, à un retour de voyage, aux sondages satisfaction client, à une suggestion de l’équipe;
  • faire les corrections sur les parcours s’il y a lieu;
  • modifier si nécessaire des hébergements,
  • voir si besoin de réviser la formule

EXIGENCES PARTICULIÈRES DU POSTE :

  • Formation en tourisme ou équivalente;
  • Minimum de 2 ans dans un poste de forfaitiste et ou gestion de groupes;
  • Expérience de destinations européennes et américaines souhaitables;
  • Expertise du milieu des vacances actives, combinaison expérience personnelle et professionnelle;
  • Passion pour le cyclisme
  • Bonne connaissance des outils informatiques, suite Microsoft, Outlook, internet, réseaux sociaux;
  • Certificat conseiller en voyages un atout;
  • Bilinguisme parlé et écrit.

QUALITÉS REQUISES :

  • Sens du service à la clientèle;
  • S’exprime bien, par écrit et verbalement dans les 2 langues;
  • Autonome, dévoué et responsable;
  • Structuré et organisé;
  • Adhésion aux valeurs de l’entreprise;
  • Aptitudes démontrées pour le travail d’équipe;
  • Sens des affaires;

L'ENTREPRISE :

Ekilib / Sur La Route est une agence spécialisée en voyage vélo.  Nous offrons des voyages en europe, dans le sud Ouest américain et en Amérique du Sud.



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