Identification de l'emploi

Titre de l'emploi : Coordonnateur, Événements

Division : Communications

Service : Communications

Superviseur : Directeur associé, Communications

Statut : Contractuel à temps complet (35hrs/semaine)

Durée : 3 ans

Période d’affichage : Du 11 août au 29 août 2017

Entrée en poste : Octobre 2017

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Les responsabilités de cet emploi sont la coordination et l’exécution d’événements au CCA, dont ceux avec les donateurs, les partenaires et locataires, et ce, en collaboration avec les autres membres de l’équipe de la division des Communications. Le titulaire supervise le personnel affecté à la réalisation et au déroulement des événements, effectue les suivis des échéanciers et budgets, et coordonne les événements avec d'autres divisions.  Il /elle soutient la division en coordonnant les initiatives de communication et de relations publiques du CCA ainsi que les activités de sensibilisation visant à impliquer les publics locaux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DE L’EMPLOI

Événements du CCA

  • Conseiller la direction de la division des Communications et les autres divisions, le cas échéant, quant aux stratégies de réalisation des événements du CCA en conformité avec l’image de marque de l’institution
  • Effectuer la gestion de projet de chaque événement, incluant les suivis et la communication des statuts et des échéanciers, auprès de la division des Communications, ainsi qu’auprès des autres divisions
  • Planifier et diriger les réunions relatives aux événements et assurer le suivi des échéanciers et des budgets
  • Participer à la mise sur pied de partenariats et de commandites relatifs aux événements du CCA
  • Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de relations publiques et de médias sociaux afin d'impliquer différents publics locaux
  • Participer à l’identification des concepteurs des événements, les guider dans le choix du thème et l’élaboration du concept
  • Assister aux événements à titre de personne ressource afin de s’assurer que le déroulement est conforme aux ententes préalablement établies entre le CCA et l’utilisateur
  • Effectuer la recherche de fournisseurs, obtenir des soumissions, négocier les tarifs et finaliser les ententes
  • Superviser les bénévoles et le personnel affectés aux divers événements
  • Superviser la documentation événementielle (statistiques, photographies et documents vidéo)
  • Veiller au maintien et à la mise à jour de la base de données des contacts liés aux événements dans le CRM (Customer Relationship Management System) du CCA.
  • Gérer les demandes d'autorisation, la comptabilité et les ententes avec les locataires, les partenaires de service et les collaborateurs externes

Gestion des événements de partenariat et locatifs tenus dans les espaces du CCCA

  • Mettre à jour l’offre d’espaces locatifs au CCA et ses modes de fonctionnement
  • Coordonner les événements liés à des ententes de collaboration ou de partenariat
  • Répondre aux demandes d’information des clients et/ou donateurs/commanditaires intéressés par l’utilisation d’espaces au CCA et préparer les ententes d’utilisation
  • Conseiller les utilisateurs dans l’organisation de leur événement
  • Assister aux événements à titre de personne ressource afin de s’assurer que le déroulement est conforme aux ententes préalablement établies entre le CCA et l’utilisateur.

 QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'EMPLOI

  • Niveau de scolarité : Bac en administration ou dans une discipline jugée pertinente
  • Nombre d’années d’expérience pertinente requises : 3 à 5 ans
  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Avoir une grande facilité à communiquer avec tous types d’intervenants
  • Connaissance avancée de la méthodologie de gestion de projet
  • Excellentes habiletés en coordination, et en gestion budgétaire et des échéanciers
  • Expérience dans la gestion de grands événements
  • Connaissance des protocoles VIP et des règles d’accueil des invités spéciaux

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) avant le 29 août 2017 à l’attention du Service des Ressources humaines du Centre Canadien d’Architecture, situé au 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi.


Job identification

Job title : Coordinator, Events

Division : Communications

Service : Communications

Supervisor : Associate Director, Communications

Status : Contractual, full time (35hrs/week)

Duration : 3 years

Posting period : August 11 to August 29, 2017

Job entry : October 2017

JOB SUMMARY

The responsibilities of this job include coordinating and carrying out CCA events, including those involving donors, partners and rental clients, in collaboration with other members of the Communications division and other respective divisions. The incumbent supervises staff assigned to carrying out and managing events, monitors schedules and budgets, and coordinates events with other divisions. He/she supports the division coordinating CCA’s communications and public relations initiatives as well as outreach activities to engage local audiences.

KEY RESPONSIBILITIES

CCA EVENTS

  • Advises Communications division management, and other division management as required, on appropriate strategies for organizing CCA events in a manner consistent with the institution’s image
  • Runs project management for events, ensures follow-ups, and prepares status and deadline reports for Communications and other division management
  • Organizes and leads event meetings and manages deadlines and budgets
  • Assists in establishing partnerships and sponsorships for CCA events
  • Participates in developing and implementing public relation and social media strategies to engage different local audiences
  • Participates in selecting event designers and guides them in developing event themes and concepts
  • Attends events as a contact person in order to ensure that they comply with the agreement between the CCA and the user.
  • Seeks out vendors, obtains quotes, negotiates prices and finalizes agreements
  • Supervises volunteers and staff assigned to various events
  • Supervises event documentation (statistics, photo and or video documentation)
  • Oversees maintaining and updating the contact database related to events in CCA’s CRM (Customer Relations Management System).
  • Manages permission requests, accounting and agreements with rental clients, service partners and external collaborators

Management of partner and third-party events held in CCA spaces

  • Maintains updated details and terms of use for the spaces available for private events at the CCA
  • Coordinates events related to partnerships or other collaboration agreements
  • Responds to information requests from clients, donors and sponsors interested in using the CCA’s spaces, and prepares any resulting rental agreements
  • Advises users on event organization
  • Attends events as a contact person in order to ensure that they comply with the agreement between the CCA and the user

REQUIRED QUALIFICATIONS

  • Education: Bachelor’s degree in administration or a relevant field
  • Number of years of relevant work experience: 3 to 5 years
  • Excellent knowledge of spoken and written French and English
  • Strong ability to communicate effectively with all types of collaborators
  • Advanced knowledge of project management methodology
  • Excellent deadline and budget management and coordination skills
  • Experience in managing major events
  • Knowledge of VIP protocols and working with special guests

Please submit your application (resume and cover letter) before August 29, 2017 to the attention of Human Resources of the Canadian Centre for Architecture located at 1920 Baile Street, Montreal (Quebec) H3H 2S6. Only successful applicants will be contacted. Please do not call.

The CCA is an equal opportunity employer.




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