Agent, agente aux activités

Direction des ressources humaines

section développement organisationnel et qualité de vie au travail

Poste temporaire, temps plein, pour une durée de plus de six mois.

Votre milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction des ressources humaines soutient les stratégies de l’École et contribue à son efficacité en favorisant le maintien d’un environnement de travail sain, stimulant, juste et équitable, en conformité avec les lois, règlements et politiques en vigueur. Il offre des services-conseils à la direction de l’École, aux gestionnaires et au personnel dans ses divers champs d’expertise.

La section Développement organisationnel et qualité de vie au travail est responsable des services offerts en matière de formation et de développement des compétences, santé et sécurité du travail et qualité de vie au travail.  De plus, cette section collabore au suivi administratif des affaires professorales et soutient les efforts de recrutement pour cette clientèle, notamment en matière d’immigration.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités met à profit ses connaissances des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les activités et les services offerts par son secteur de travail. De plus, cette personne voit à l’édition du site Web de la Direction des ressources humaines. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • Tient à jour et assure le suivi du calendrier et des procédures relatifs aux activités de son secteur de travail.

Volet administratif

  • Structure et tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires de son secteur de travail.
  • Assure les suivis budgétaire et administratif de son secteur de travail et renseigne les personnes concernées sur les montants disponibles.
  • Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal.
    • Demandes d’achat, demandes de paiement, relevés de dépenses de son secteur de travail; transmet les pièces justificatives au Service de la comptabilité et de la trésorerie. Identifie les erreurs de facturation et voit à les résoudre.
  • Traite, organise, tient à jour et saisit les données et dossiers relatifs aux activités de son secteur de travail (activités de formation, exonérations des frais de scolarité, etc.).
    • S’assure de recevoir l’ensemble des renseignements et pièces justificatives nécessaires à la saisie des données. Au besoin, relance les personnes concernées pour obtenir les informations et documents requis.
    • S’assure que les informations saisies dans le système de gestion intégré respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
  • Selon les besoins, extrait et transforme ces données, puis les présente sous forme de listes, de lettres, de statistiques, de tableaux, de graphiques, etc.
    • Participe à l’élaboration de rapports de données statistiques et de graphiques. Effectue la recherche et l’agencement de renseignements à inclure dans des rapports.
  • Effectue des travaux d’édition (mise en page de textes, tableaux, graphiques, formulaires interactifs, etc.) pour divers documents requis par son secteur de travail.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs de son secteur d’activités.

Activités et événements

  • Participe à la planification des activités et des événements de son secteur de travail.
  • Répond aux demandes d’information relatives aux activités, aux événements et aux services offerts par son secteur de travail et effectue de sa propre initiative les réponses courantes.
  • Voit à l’organisation logistique et matérielle des activités et des événements offerts aux employés :
  • Lors de l’activité ou de l’événement, accueille les participants et peut-être appelée à présenter les intervenants.
  • Au terme de l’activité ou de l’événement, participe au bilan.

Éditique Web

  • Crée et met à jour les pages du site Web de la Direction des ressources humaines à partir des documents mis à sa disposition, dans le respect des normes graphiques et des gabarits déterminés.
  • Est appelée à répondre aux visiteurs à l’accueil de la Direction des ressources humaines lorsque requis (absences ou vacances, etc.).
  • Participe aux tests requis pour toute implantation ou mise à jour de systèmes informatisés liés à son secteur de travail.

Profil recherché

    • Diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique (microédition et hypermédia) ou dans une discipline jugée équivalente
    • Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
  • L’absence de DEC pourrait être compensée par un DEP en secrétariat jumelé à plusieurs années d’expérience de travail pertinente.

  • Excellente connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant, notamment :
    • Word et Excel (fonctions intermédiaires – avancées), PowerPoint
    • Acrobat X (fonctions intermédiaires)
  • Très bonne connaissance des logiciels d’édition Web
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion de contenu Web (ex. : Rhythmyx)
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Souci du détail
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du logiciel Visio (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 51 511 $, selon les années d'expérience pertinente
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective

Soumettre sa candidature

  • Directement sur notre site web en cliquant sur le lien suivant : Agent, agente aux activités
  • Date limite pour postuler : 22 mai 2017 à minuit



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