RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Nous sommes à la recherche d’une adjointe qui apportera un soutien administratif à la Directrice, Développement des affaires et à la Directrice, Marketing et communications. Ce poste est national et basé au bureau de Montréal. De façon plus précise, ses tâches seront les suivantes :

• Coordonner les événements inscrits au calendrier, y compris la réservation des salles de conférence, l’organisation des services de traiteur, la coordination avec le service des TI et la réception dans tous les bureaux concernés; veiller aux arrangements relatifs aux voyages d’affaires, aux conférences, aux présentations;
• Préparer et distribuer les ordres du jour et la documentation relative aux réunions. Organiser l’information et la transmettre aux divers destinataires internes et externes;
• Faire le suivi des dépenses, préparer et produire des rapports de dépenses;
• Aider à la production et au formatage des communications, des rapports, des présentations et des tableaux, entre autres, au moyen de la suite Microsoft Office (c.-à-d., PowerPoint, Word, Excel, Visio);
• Traiter les questions d’ordre général (communiquées par courriel, par téléphone ou en personne) en y répondant ou en les transmettant à d’autres membres de l’équipe;
• Entretenir et gérer l’archivage et les systèmes de rappel, y compris entre autres pour la correspondance, les rapports, les procès-verbaux et les dossiers confidentiels;
• Classer et organiser la correspondance et d’autres documents administratifs de nature générale, y compris les courriels (dans Outlook), les photocopies, les télécopies et les messages;
• Prêter main-forte à la réalisation des projets spéciaux, au besoin.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études collégiales en technique de bureautique ou administration;
• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Cinq à sept ans d’expérience dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Visio et Powerpoint);

APTITUDES PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES

• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion;
• Sens développé du service à la clientèle, excellentes relations interpersonnelles et esprit d’équipe;
• Excellentes habiletés de communications et capacité à interagir avec des intervenants de plusieurs niveaux hiérarchiques;
• Excellent sens de l’organisation et gestion des priorités dans un contexte de travail multitâches;
• Rigueur et minutie;
• Autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative;
• Disponibilité et flexibilité au niveau de l’horaire de travail.

À PROPOS DE FASKEN MARTINEAU

Fasken Martineau est l’un des plus importants cabinets d’avocat à Montréal, un chef de file canadien du droit des affaires et du litige et le cabinet juridique de l’année en droit de l’emploi (Chambers 2017). Avec plus de 700 avocats, nous offrons une gamme complète de services juridiques à nos clients, tant au Canada qu’à l’étranger avec une présence nationale à Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal et Québec, et des bureaux outre-mer à Londres et Johannesburg.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.