Disponibilité immédiate
Type d’emploi : Contractuel, 30-40h/sem pour 2 mois. Possibilité d’emploi par la suite.
Expérience: 5 ans en gestion d’évènement
Salaire à définir, 18-26$/h

À PROPOS DE PROJET EX
Projet Ex est un mouvement citoyen initié par la Société de développement Waverly (SDW) pour favoriser la collaboration entre les forces vives du quartier Marconi-Alexandra/Mile-Ex et mettre en lumière l’ADN créatif de cette enclave du quartier Rosemont-Petite-Patrie

www.projetex.ca

À PROPOS DE LA SOCIÉTÉ DE DÉVELOPPEMENT WAVERLY (SDW)
La Société de développement Waverly (SDW) est un organisme à but non lucratif (OBNL) créé en 2016 pour remettre le citoyen au coeur du développement territorial par l’éducation, l’art, l’événementiel et le développement immobilier durable.
www.sdwaverly.com

DESCRIPTION DU POSTE

Le rôle de la Coordonnatrice Générale est de s’assurer du respect des échéanciers de chaque partie, superviser / assister les différents comités organisationnels (QG, programmation, conférences, culinaires, musicale, citoyens et autres) ainsi que tous les partenaires et collaborateurs dans leur rôle. De tenir à jour le budget de l’événement, faire de nouveaux estimés, créer / faire respecter l’échéancier de production, créer / mettre à jour les documents de communication, gérer / répondre et centraliser toutes les communications / s’assurer de la bonne coordination générale de l’évènement

Pré événement

  • Planifier et assister aux rencontres avec collaborateurs, partenaires et comités
  • Collecter, documenter et centraliser l’information
  • Élaboration d’un échéancier, planification, suivis, exécution et gestion
  • Recherche de partenaires/collaborateurs, documentation (contrat)
  • Entretenir la relation et la communication avec partenaires et collaborateurs
  • Mise à jour et suivi du budget
  • Répondre aux courriels / Média Sociaux
  • Préparation des ateliers et des évènements de cocréations et de réseautages (trouver / négocier lieu, boissons, aspect technique et logistique…)

Communications

Les communications se feront en anglais et en français

  • Exécution du plan de communication pour campagne de sociofinancement
  • Répondre aux courriels
  • Mise à jour des documents, présentations (invitations, messages automatiques, site web)
  • Gestion de communauté et rédaction possible de posts Facebook et Instagram
  • Editer messages de Mass mailing: Mail Annonce de la date / Note 1 et 2 + emails d’accompagnement / Mail rappel / Mail fermeture inscriptions / Mail message de remerciement
  • Aider / Approuver / Superviser la PR et l’équipe RS ( Instagram, Facebook)
  • Veille quotidienne réseaux sociaux.
  • Mise à jour du site web

Sociofinancement

  • Aider l’équipe à lancer la campagne de sociofinancememt et en faire un succès
  • Finaliser les offres exclusives et les produits vendus lors de la campagne
  • S’assurer d’avoir toutes les ententes en main
  • Aider à finaliser le contenu
  • Mise en marché (party de lancement et communication)
  • Faire les envoies courriels, les suivis et des posts Facebook
  • Assurer une communication continue avec les partenaires de communauté pour pousser leur influence et leur impact

Coordination

  • Faire / mettre à jour rétro planning de production à partager avec équipe, soit sur Excel ou autre outil comme Asana ou autre
  • Faire / tenir à jour budget prévisionnel (PNL) (paiements / numéros de chèques / Factures)
  • Effectuer les paiements (une fois les factures reçues) dans les délais prévus.
  • S’assurer que tous les sous-traitants/partenaires et collaborateurs ont bien signé les ententes nécessaires
  • Mettre tous les documents dans le dropbox (factures / contrats / NDA / docs de communication…) de manière ordonnée.
  • Supervision des comités
  • Supervision éventuelle d’un(e) stagiaire
  • Supervision des bénévoles
  • Planning de Production du Jour J (rétroplanning de la journée avec taches et coordonnées de tous les intervenants)

 Jour J

  • Présence et coordination générale de tous les intervenants sur le site toute la journée de
  • L’événement avec l’aide d’une productrice. (9h à minuit)
  • Collaboration avec les chefs de comités
  • Supervision des bénévoles
  • Supervision du nettoyage avant le départ de l’équipe de nettoyage ou supervision le lendemain matin en présence du responsable du nettoyage / responsable du site.

 Post événement

  • Continuer à répondre aux communications 15 jours après l’événement (Facebook, web, emails)
  • Finaliser comptes, factures et paiements
  • Organiser le meeting post mortem des chefs. (post évènement)
  • Rapport des points principaux soulevés au post mortem
  • Mise à jour du site web (Artistes invités, Message de remerciement…)

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