Relevant du (de la) DIRECTEUR(TRICE), FINANCEMENT de l’OSM, le (la) coordonnateur(trice), soutien au financement et à la Fondation est responsable de l’application des tâches de gestion des documents et du secrétariat relevant de son service. Il (elle) offre un soutien administratif aux autres membres de l’équipe du financement quant à l’organisation des événements. Il (elle) offre un soutien aux relations avec les donateurs majeurs. Il (elle) réalise en outre ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes souhaitées.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Fondation de l’OSM

Assister la directrice générale dans la gestion efficace des opérations de la Fondation et plus spécifiquement dans les secteurs suivants:

• Déterminer la date de rencontre des divers comités, conseils et assemblés de la Fondation de l’OSM;
• Préparer et envoyer les avis de convocation et assurer la validation des ordres du jour;
• Assurer la réception des documents de rencontre auprès des divers intervenants et créer les livrets de réunion;
• Rédiger et suivre le processus de validation des procès-verbaux;
• Effectuer les suivis nécessaires, en lien avec le contenu des procès-verbaux;
• Classer et archiver des rapports mensuels, trimestriels, annuels et tout autre document en provenance des gestionnaires de portefeuille;
• Valider mensuellement les rapports du trésorier sur les gestionnaires de portefeuille et dons perçus auprès des donateurs;
• Préparer et envoyer des lettres de remerciement;
• Déterminer la JVM et émission des reçus;
• Préparer le rapport des activités annuelles et envoyer la reddition de compte annuelle aux donateurs;
• Préparer et envoyer les lettres ponctuelles, au besoin;
• Coordonner et suivre les billets de concert offerts gracieusement (Rio Tinto Alcan, SOJECCI, Fondation J.A. Bombardier, Saputo);
• Coordonner et suivre la visibilité offerte dans divers outils de communication de I’OSM (Rio Tinto Alcan);
• Faire un suivi concernant les mentions dans les programmes de concert de l’OSM (tous les donateurs);
• Classer et archiver tout document pertinent pour la Fondation de l’OSM;
• Préparer les bons de commande relatifs à la Fondation;
• Préparer et mettre à jour les fichiers pour la gestion des billets de faveur du Financement;

Administratif

• Faire des recherches de potentiels de dons;
• Maximiser les demandes de dons auprès de toutes les organisations cibles;
• Assister les autres membres de l’équipe pour l’envoi de communications (Amis de l’OSM, Cercle d’Honneur, événements majeurs, Cercle Wilfrid Pelletier, dons planifiés, etc.);
• Agir en soutien au secteur des dons planifiés (chargé(e) de comité, suivis de succession, etc.);
• Faire la liaison avec le service financier afin de s’assurer de l’exactitude de la délivrance des reçus et de la conciliation des dons, de la conciliation des chiffres et du soutien aux audits financiers;
• Superviser les bénévoles et les stagiaires internes qui soutiennent les efforts de financement.
• Répondre aux demandes du donateur tout en offrant un excellent service client et effectue tous les suivis nécessaires;
• Au besoin, supporter le service du financement dans la gestion de la plateforme Audience View;
• Élaborer et produire des tableaux de bord de gestion du service du financement;
• Traiter les bons de commande et les factures;
• Préparer et mettre à jour du calendrier des activités du service du financement;
• Assurer le suivi du budget des dépenses et assurer le suivi des paiements de factures des partenaires;
• Préparer la présentation PowerPoint pour l’écran du Salon d’honneur (mise à jour toutes les semaines);
• Extraire la liste des présences pour chaque concert;
• Compléter les fiches de réservation et les mémos pour chaque concert;
• Peut être appelé à fournir un support administratif aux autres collègues du service du financement, selon les besoins;

Événements

• Assurer le soutien de tous les événements du service, selon les besoins:
• Préparer des listes de sollicitation;
• Préparer et envoyer des lettres de sollicitations, des invitations et des lettres de remerciement;
• Suivre les inscriptions et préparer des listes d’invités;
• Produire le rapport quotidien sur les ventes;
• Agir en tant que personne-ressource pour les acheteurs;
• Permettre et contrôler l’émission des reçus (avec et sans JVM);
• Assurer une présence aux événements, selon les besoins.

EXIGENCES DU POSTE

• Diplôme d’études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l’équivalent;
• Expérience pertinente d’au moins 3 ans dans une fonction similaire;
• Connaissance du milieu culturel (un atout);
• Maîtrise de la suite Office;
• Connaissance des bases de données, chiffriers;
• Expérience en sollicitation et en campagne de collecte de fonds (un atout);

COMPÉTENCES ET ATTITUDES ORGANISATIONNELLES REQUISES

• Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité);
• Attitude professionnelle;
• Capacité de jugement;
• Communication verbale et écrite efficiente;
• Créativité et innovation;
• Diplomatie;
• Disponibilité et flexibilité;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Gestion des priorités / Temps;
• Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
• Habileté à travailler en équipe;
• Loyauté et engagement envers les clients et l’OSM;
• Ouverture au changement;
• Respect des personnes;
• Sens de la planification et de l’organisation;
• Souci élevé de la qualité du travail.