Description du poste

Se rapportant au Président, l’Adjointe Exécutive coordonne et effectue les diverses tâches reliées à son soutien administratif et sous la supervision du Directeur Marketing, l’Assistante Coordonnatrice participera à l’exécution du plan marketing et notamment à la préparation du lancement des nouveaux produits.

Principales Tâches – Adjointe Exécutive

• Coordonner l’agenda personnel et professionnel du Président ainsi que les diverses rencontres ;
• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques du Président ;
• Organiser tout ce qui entoure les déplacements d’affaires à l’échelle locale et nationale ;
• Avion, hôtel, restaurant, location auto, gestion Aeroplan) ;
• Rédaction/transcription/traduction de divers documents, télécopies, courriels, mémos, notes de service ;
• Organisation d’appels conférences;
• Planifier et préparer les rencontres de la direction (Meeting Exécutif, Conseil d’administration) ;
• Assister le Président dans sa tâche de développement de produits ainsi que le soutien aux ventes ;
• Gestion des évènements personnels et corporatifs (Commandite, dons corporatifs, cartes de Noel, cadeaux corporatifs) ;
• Impression de documents ;
• Faire copie et classement de documents légaux à remettre à nos avocats ;
• Maintenir un système de classement efficace des dossiers et des informations ;
• Gestionnaire de la loge ;
• Toutes autres tâches connexes.

Principales Tâches – Assistante Coordonnatrice Marketing

Participation au processus de lancement de produits　:

• Recherche de données de marché pour analyse des molécules en amont du lancement (lien avec les équipes de développement produit) ;
• Aide à la conception des outils de ventes (fiches produits et marché, brochures corporative, présentations clients…) ;
• Préparation et exécution des communications clients (fax-mailings, e-mailings …) ;
• Aide à la conception d’une base de données des produits pour l’implantation du nouveau CRM (compilation des informations) ;
• Veille concurrentielle (nouveaux produits et communications).

En charge du site internet　:

• Actualisation, création de contenu, mise à jour des informations (notamment nouveaux produits, actualités) ;
• Vérification Q/A.

Participation à la conception des supports de communication　:

• Suivi des activités liées à la conception des publicités et communications (mise en place d’un agenda des publicités en fonction des évènements dans les différents territoires, préparation des briefs en fonction de la stratégie de communication, suivis avec graphiste et clients) ;
• Production de newsletter ;
• Suivi impression/ production des outils de ventes : relecture, gestion des devis avec fournisseurs, respect des délais de production.

Support à la force de vente　:

• Personne ressource pour l’équipe de vente concernant les questions en relation avec les nouveaux produits (en coordination avec Med Info et analyste aux ventes) ;
• Recherche de données concurrentielles et actualisation des outils de vente ;
• Aide à la préparation des présentations marketing pour les meetings de vente ;
• Aide au développement de nouveaux outils de ventes on et off line ;
• Préparation des supports nécessaires aux rencontres clients (actualisation des informations produits).

Agit à titre de personne ressource entre le département marketing et les autres départements.

Participe au processus budgétaire.

Assure le suivi des factures et signature des devis, dans le respect du budget marketing.

Gère la documentation (mise en place d’archives et classement de documents).