Relevant du directeur support aux ventes, les principales responsabilités du coordonnateur aux ventes sont de coordonner l’échange d’information entre les différents intervenants (conseiller solutions médias, clients, production, distribution et administration) pour s'assurer de la logistique ainsi que du respect des échéanciers et de l’exactitude des informations. De plus, il/elle est appelé à effectuer diverses tâches reliées à la coordination des ventes.

De façon plus précise, il/elle assume les responsabilités suivantes:

• Assurer un suivi auprès des clients sous sa responsabilité (principal contact interne);
• Valider l'exactitude des données entre Salesforce et les différents systèmes opérationnels;
• Compléter et valider les informations pertinentes à la facturation des services (ajustement de factures pour escompte de volume et crédits);
• Produire la liste des ventes hebdomadaires par plateformes pour chacun des conseiller solutions médias et en obtenir l'approbation avant les heures de tombées;
• Produire différentes listes afin d'accompagner le conseiller solutions médias dans sa sollicitation de nouvelles opportunités;
• Accompagner le conseiller solutions médias pour le processus d’approbation des épreuves publicitaires suite à la première maquette;
• Communiquer l'information adéquate lors du transfert du matériel à l’atelier de production et en assurer le suivi auprès des clients;
• Supporter le directeur support aux ventes lors de la préparation des maquettes;
• Compléter les commandes nécessitant une intervention manuelle dans le système GUIDE;
• Coordonner avec les clients la réception de la circulaire selon les délais des différents entrepôts et assurer la gestion de l'inventaire s'il y a lieu;
• Coordonner l’échange d’information entre les différents intervenants (marché, clients, opérations, imprimeurs, transporteurs) pour s’assurer de la logistique ainsi que le respect des délais et de l’exactitude des informations;
• Coordonner l'échange d'information pour les projets spéciaux de la distribution (circulaires clé en main et sur mesure, sac exclusif, accroche-porte, publicité sur le sac etc…)
• Compléter les bons de transport ou de production et assurer le suivi avec la coordonnatrice aux opérations;
• Effectuer un suivi des requêtes ainsi que des demandes de sondage en plus de renseigner le client sur ses demandes spécifiques;
• Effectuer toute autre tâche connexe qui peut lui être confié.