Notre client, une organisation internationale qui a comme mission de se pencher sur les enjeux environnementaux au Canada, aux États-Unis et au Mexique, est à la recherche d’un/e assistant/e pour le département de documentation.

Responsabilités principales

Coordonner la réception, l'approbation et la planification pour que les publications et documents soient édités, traduits et produits par l’entreprise. En collaboration avec le rédacteur de gestion de chaque langue (et selon le besoin nécessaire du travail), développer une évaluation du temps et des ressources nécessaires pour accomplir le travail, prenant en considération les autres projets courants. Déterminer la date de priorité et de publication pour chaque travail en collaboration avec le personnel de programme et le directeur des communications. Conjointement avec le directeur du programme, coordonner la revue de QA de charge et des avis. Maintenir un calendrier de production pour aider le personnel dans leur planification.

Identifier les documents de tout le processus de l’édition et de la publication. En même temps que le rédacteur de gestion de chaque langue, assigner des tâches aux fournisseurs de services externes. Agir comme agent de liaison entre le personnel des communications, les créateurs des documents et les fournisseurs de services externes. Surveiller le statut du travail des fournisseurs de services externes et internes et s’assurer que le travail est fourni selon des dates de tombée établies. Répondre aux demandes des créateurs, traducteurs, et tout autre personnel, concernant le statut des demandes de documents. Organiser les réunions régulières du département afin de passer en revue le statut de travail en marche ainsi que le plan de charge à venir. Traiter les factures.

Travaillant avec le personnel de WEB/IT, coordonner l’affichage des publications et autres documents sur le site Web, en s’assurant que les PDF soient correctement structurés et que les informations sur la publication soient complétées, etc. Ceci peut inclure d’autres contenus à éditer comme des listes d’envois par e-mail, des communiqués de presse et les minutes de réunions.

Fournir occasionnellement des services de conception, de formatage et de publication pour des communiqués internes. Ceci peut inclure la préparation des documents dans In Design et le formatage dans Word et PowerPoint, normalement en utilisant les calibres de conception et des modèles de feuilles graphiques.

Coordonner la production et l’impression des documents sur demande (par exemple, les feuilles d’événements et agenda) aussi bien que les articles qui doivent être produits à l’extérieur, y compris, les cartes d’affaires, les réimpressions.

Gérer le cheminement de toutes les copies papier et documents électroniques, y compris le maintien d’archives sur supports électroniques et organiser le classement de diverses versions des documents. S’assurer en outre, que les publications imprimées sont archivées dans le département de communications, aussi bien qu’au centre de l'information.

Travailler avec le personnel pour s'assurer que leurs documents sont complets et correctement préparés avant de commencer le travail d'édition/production. Ceci peut inclure de fournir la direction et l'aide au formatage, fournir les éléments graphiques dans les formats appropriés, gérer les changements et commentaires, etc.

En collaboration avec le Rédacteur, maintenir les fiches de terminologies et autres documents de référence, y compris fournir les documents précédemment édités aux traducteurs et aux rédacteurs.

Compiler les statistiques sur l'édition et les travaux de publication, y compris le nombre de mots traités, les coûts associés et les heures dépensées.

Fournir, lors de certaines réunions, l'appui au contrôle des documents, particulièrement lors de la session annuelle du Conseil. Ceci peut inclure le voyage afin de fournir l'appui sur place.

Compétences recherchées

• DEC, avec une spécialisation dans la production de documents, conception graphique, études de langues ou champs connexes;
• Avoir travaillé 2-5 ans avec des concepteurs, imprimeurs ou autres fournisseurs de services dans l'édition ou industries connexes;
• Excellente connaissance de l'utilisation d’ordinateurs et de Word, Excel, PowerPoint, etc. et, idéalement, expérience de l’utilisation de logiciels de conception graphique (InDesign, Photoshop, etc.);
• Trilingue : anglais, français et espagnol fonctionnel; (langues principalement véhiculées : anglais et français)
• Habileté de rédaction en anglais et habileté fonctionnelle en français et en espagnol;
• Capacité de travailler dans un environnement multinational et multilingue;
• Capacité de travailler sous pression et de rencontrer les échéanciers des dates de tombée.

faites parvenir votre candidature par courriel à Geneviève Belliveau.(inscrire la référence I130608GBEL)