Date d’entrée en fonction : immédiate
Titre de l’emploi : Adjoint administratif ou adjointe administrative
Type d'emploi : Temps plein
Salaire et avantages : Entre 40 000 $ et 50 000 $  avantages après trois mois

 L’employeur

L’Association francophone pour le savoir - Acfas, un OBNL qui cumule plus de 90 années d'existence, a pour mission de promouvoir l'activité scientifique, de stimuler la recherche et de diffuser le savoir. Véritable plaque tournante de la recherche en français, l’Acfas contribue à la vitalité du milieu scientifique de plusieurs façons. Depuis 1944, elle souligne l’excellence en recherche en attribuant de nombreux prix visant à récompenser des chercheurs de haut niveau et d’étudiants chercheurs prometteurs. Elle organise chaque année son congrès qui, en 2017, en sera à sa 85e édition et demeure le plus important rendez-vous multidisciplinaire international de la recherche en français. Elle collabore avec des partenaires dans le cadre de ses concours innovants : La preuve par l’image et Ma thèse en 180 secondes qui s’est internationalisé depuis la création du volet francophone en 2012. L’Acfas prône de belles valeurs professionnelles et mise beaucoup sur ses employés.

Nature de la contribution

L’Acfas est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe pour assister la direction générale dans la réalisation des nombreux projets de l’association. Sous la responsabilité de la direction générale, la personne doit fournir un soutien administratif confidentiel en vue d’assurer la gestion des dossiers administratifs.

Travaillant en étroite collaboration avec l’ensemble des responsables de projets de l’Association, le titulaire du poste jouera également un rôle dans le soutien administratif des activités ainsi que dans la gestion du nouveau système de gestion des contacts (CRM) de l’Association.

Mandats principaux

Soutien à la Direction générale (DG) et à l’administration

  • Préparation des dossiers et gestion de l'agenda de la Direction générale
  • Préparation des cahiers de mission et organisation des voyages de la Direction générale et du Président le cas échéant
  • Coordination de l'emploi du temps du DG et du Président lors du congrès
  • Organisation des Conseils d’administration (CA), Comité exécutif (CE) et  Assemblée générale (AG)
  • Prise de note et rédaction de compte-rendu des CA, CE et AG
  • Mise en place du dossier corporatif et du rapport annuel

Soutien au comité des candidatures et du suivi de la gouvernance

  • Assurer la diffusion du processus d’élection aux membres à l’aide des outils de communication de l’Association
  • Envoi de courriels, rappels aux candidats et comptes rendus des comités
  • Assurer le suivi de la mise en place du vote électronique le cas échéant
  • Mise à jour des documents relatifs au CA, CE et AG
  • Compilation des résultats d'élection

Soutien administratif aux activités 

  • Assurer un soutien administratif auprès des porteurs de projets
  • Élaborer des listes, gérer les invitations et les gratuités de certaines activités
  • Mise à jour de divers documents

Assurer la gestion des dossiers sous sa responsabilité

  • Établissement et maintenance de la base de données de contacts de l’association (CRM)
  • Archivage annuel des documents de l’Association, en collaboration avec la direction et l’ensemble des porteurs de projets

 Autres tâches

  • Analyser et préparer des rapports sur les statistiques de fréquentation du site Internet
  • Mises à jour et contrôle de la qualité des pages Internet découlant de ses responsabilités
  • Améliorer les outils informatiques de ses dossiers en relation avec le Webmestre
  • Profil recherché et exigences
  • Toutes autres tâches connexes

Profil recherché et exigences 

  • Être détenteur au minimum d’un Diplôme d’études collégiales en administration ou tout autre domaine pertinent;
  • Minimum de 5 années d'expérience pertinente;
  • Maîtrise parfaite du français tant à l’écrit qu’à l’oral;
  • Bonne capacité rédactionnelle
  • Capacité supérieure à travailler en équipe, autonomie et sens de l’initiative;
  • Excellent sens de l’organisation et forte capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané et à en effectuer les suivis;
  • Facilité à interagir avec les gens et aptitudes de communications tant à l’écrit qu’à l’oral;
  • Discrétion;
  • Bonne capacité d'adaptation et d'écoute,
  • Minutie et souci du détail;
  • Rigueur et structure de travail méthodique;
  • Très à l'aise avec les outils informatiques, maîtrise de la suite Office essentielle;
  • Expérience dans l'administration d'une base de données;
  • Connaissance du milieu universitaire, un atout.

Ce poste vous intéresse? Veuillez nous faire parvenir votre candidature (lettre de présentation et cv) avant le 8 février 2017. 

Dans ce document, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. L’Acfas remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront un accusé de réception.


Informations sur l'employeur

Contact : Isabelle Gandilhon

Fonction : Conseillère principale

425, rue De La Gauchetière Est
Montréal (QUébec)
H2C1W5

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